excel下拉菜单怎么做,详细教程
这里介绍创建Excel下拉菜单的4种快速方法 - 基于值列表,单元格区域,命名区域和动态下拉菜单,并且还提供了如何从另一个工作簿创建下拉菜单。Excel下拉菜单(又名下拉框或下拉列表)用于从预定义的项目列表中输入电子表格中的数据。 在Excel中使用下拉菜单的主要目的是限制用户可用的选项数量,除此之外,一个下拉菜单可以防止拼写错误,并使数据输入更快。
方法:使用逗号分隔值创建下拉菜单
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概述。这是创建一个下拉框的最快方法。
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为您的下拉菜单选择一个单元格或区域。您首先要选择显示下拉框的一个单元格或多个单元格。这可以是单个单元格,单元格区域或整个列, 如果您选择整列,将在该列的每个单元格中创建一个下拉菜单。您也可以通过按住Ctrl键,同时用鼠标选择单元格来选择不连续的单元格。例如:我们创建问卷。
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使用Excel数据验证创建一个下拉列表。在Excel功能区上,转到“数据”选项卡-“数据工具”组,然后单击“数据验证”。
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输入“下拉菜单”条目并选择选项。在“数据验证”窗口的“设置”选项卡上,执行以下操作: ①在允许框中,选择序列。 ②选中“提供下拉箭头”。 ③如果要允许用户将单元格留空,请选择“忽略空值”。 ④在“来源”框中,输入要在下拉菜单中显示的项目,以逗号分隔。 ⑤点击“确定”。
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测试。现在,Excel用户只需单击包含下拉框的单元格旁边的箭头,然后从下拉菜单中选择所需的条目。
方法2:根据命名区域创建Excel下拉菜单
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概述。这个方法在Excel中创建下拉菜单需要更多的时间,但从长远来看,它可能会为您节省更多的时间。
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输入您的下拉菜单的条目。在现有工作表中选择要显示在下拉菜单中的条目,或在新工作表中输入条目。这些条目应该在单个列或行中输入,并且输入时不要有空白单元格。例如,我们为食物创建一个下拉菜单(按照您希望它们在下拉菜单中显示的顺序,对输入进行排序是一个好方法)。
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创建一个命名区域(为单元格区域定义名称)。您可以跳过此步骤,并根据一系列单元格条目创建您的下拉菜单,但命名区域使管理Excel下拉菜单更容易。怎么创建一个命名区域呢? ①选择要包括在下拉菜单中的所有条目,右键单击它们,然后从弹出菜单中选择“定义名称”。 或者,您可以单击“公式”选项卡上的名称管理器,或按快捷键Ctrl + F3。 ②在“名称管理器”对话框中,单击“新建”。 ③在“名称”输入框中,键入区域的名称,确保“引用位置”框中显示正确的范围,然后单击“确定”。 小技巧:在Excel中创建命名区域的更快方法是选择单元格,并直接在名称框中键入区域名称。 完成后,单击Enter键保存。
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基于表格的下拉菜单。而不是普通的命名区域,您可以首先考虑将列表(包括在下拉菜单中的所有条目的单元格区域)转换为完全功能的Excel表格(插入-表格),然后创建列表名称。创建名称时,您可以在“引用位置”框中输入“=表名[列名]”,或者在打开名称管理器之前选择所有没有列标题的单元格,这样“引用位置”框将会自动填充。 为什么要使用表格?因为它允许您创建一个动态下拉菜单,也就是您在源列表中删除或添加新项目时,下拉菜单会自动更新。这样就免除了更新命名区域的“引用位置”。
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选择您的下拉菜单的位置。只需在单元格(您想要显示下拉菜单的单元格)中单击。这可以在您的条目列表所在的相同工作表中或在不同的工作表中。您还可以选择一系列单元格或整列放入您的下拉菜单。
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应用Excel数据验证。在Excel功能区上,转到“数据”选项卡,然后单击“数据验证”。
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配置您的下拉菜单。在“数据验证”窗口中,转到“设置”选项卡,然后选择以下选项: ①在允许框中,选择序列。 ②在“来源”框中,键入等号和您在上面步骤3或4中创建的区域名称,例如:=食物。 ③选中“提供下拉箭头”。 ④如果要允许用户将单元格留空,请选择“忽略空值”。 ⑤最后,单击确定按钮完成。
方法3:根据一系列单元格制作一个下拉菜单
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概述。基于“单元格区域”创建Excel下拉菜单非常类似于上面的基于“命名区域”创建Excel下拉菜单,比它简单:
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您跳过步骤3和4 -“创建一个命名区域”和“基于表格的下拉菜单”。
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在步骤7中,配置下拉菜单时,请不要输入区域的名称,请单击“来源”框旁边的“折叠对话框”图标,并选择所有要包含在下拉菜单中的条目的单元格。它们可以在相同或不同的工作表中,如果是后者,您只需转到其他工作表,然后使用鼠标选择一个区域。
方法4:创建动态(自动更新)Excel下拉菜单
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概述。如果您经常在下拉菜单中编辑项目,则可能需要在Excel中创建一个动态下拉菜单。 在这种情况下,一旦删除或添加新的条目到源列表,您的下拉菜单将自动更新。在Excel中创建这样一个动态更新的下拉菜单的最简单方法是:创建一个基于表格的下拉菜单。如果由于某种原因,您更喜欢普通的命名区域,则使用OFFSET公式,如下所述。
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输入公式。您可以先按照上述方法2中,根据命名区域创建一个普通的下拉菜单(而不是基于表格)。在步骤3中,创建名称时,请在“引用位置”框中输入以下公式: =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)
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公式分析: ①Sheet1 - 工作表的名称。 ②A - 您的下拉菜单项目所在的列。 ③$A$1 - 包含列表第一项的单元格。 该公式由2个Excel函数组成 - OFFSET和COUNTA。 COUNTA函数计算指定列中的不为空的单元格的个数。 OFFSET返回一个仅包含非空单元格的范围的引用,从您在公式中指定的第一个单元格开始。
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OFFSET详细说明。 Microsoft Excel 中 OFFSET 函数的公式语法和用法。 ㈠说明。 返回对单元格或单元格区域中指定行数和列数的区域的引用。 返回的引用可以是单个单元格或单元格区域。 可以指定要返回的行数和列数。 ㈡语法。 OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) OFFSET 函数语法具有下列参数: ①引用(必需):要以其为偏移量的底数的引用。 引用必须是对单元格或相邻的单元格区域的引用;否则OFFSET 返回 错误值 #VALUE!。 ②Rows(必需):需要左上角单元格引用的向上或向下行数。 使用 5 作为 rows 参数,可指定引用中的左上角单元格为引用下方的 5 行。 Rows 可为正数(这意味着在起始引用的下方)或负数(这意味着在起始引用的上方)。 ③Cols(必需):需要结果的左上角单元格引用的从左到右的列数。 使用 5 作为 cols 参数,可指定引用中的左上角单元格为引用右方的 5 列。 Cols 可为正数(这意味着在起始引用的右侧)或负数(这意味着在起始引用的左侧)。 ④高度(可选):需要返回的引用的行高。 Height 必须为正数。 ⑥宽度(可选):需要返回的引用的列宽。 Width 必须为正数。 ㈢所以,在我们的OFFSET公式=OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A:$A), 1)中,我们指定以下参数: ①引用:在Sheet1中单元格$A$1,这是您的下拉菜单的第一个项目。 ②Rows和Cols为0,没有垂直或水平移动。 ③高度:由COUNTA函数返回的列A中的非空单元格的个数; ④宽度:1,即一列。
方法5:从另一个工作簿创建一个下拉菜单
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概述。在Excel中创建一个下拉菜单,您可以使用另一个工作簿中的那些条目作为源。为此,您将必须创建2个名称:一个在源工作簿中,另一个在本工作簿中(显示下拉菜单的工作簿)。 注意:对于从另一个工作簿中工作的下拉菜单,源工作簿必须是打开的。
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为单元格区域定义名称。打开源工作簿SourceWorkbook.xlsx,并为要包含在下拉菜单中的所有条目创建一个命名区域Source_list。
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在主工作簿中创建一个命名引用。打开要在其中显示下拉菜单的工作簿,并在创建名称时“引用位置”输入您的源工作簿中“单元格区域”名称。 在这个例子中,引用是=SourceWorkbook.xlsx!Source_list
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应用数据验证。在主工作簿中,选择您创建下拉菜单的单元格,单击“数据”-“数据验证”,并在“来源”框中输入您在步骤3中创建的名称(=食物)。