如何进行邮件合并

邮件合并是一种常用的办公功能,能够使发送给多人的同一封邮件各不相同。包括信封、标签、套用信函、邮件、传真及有编码的打折券在内的各种文档,都可以利用邮件合并功能来批量制作。下文将为你详细介绍邮件合并功能的使用方法。

准备

  • 01

    建立数据文件。这个文件可以是表格文件、数据库文件,甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的,本指南将以表格文件为例。 数据文件中应包含所有的变化信息。例如,如果你创建的是套用信函,那么数据文件中就应该包含所有收信人的姓名及地址。 同一组信息要填在同一行上的单元格里,这样,同一种类的信息(姓、名、称谓等)就会出现在同一列上了。 给每一列都起一个合理的名称。邮件合并是按列来读取数据的,而每一列的第一项则被默认为是这一列信息的总称,所以要给每一列信息起一个合理的名称。 例如,名字这一列就可以叫做“名字”,这一列下面就全部是名字。这样,当软件询问你要在信中插入哪一部分数据时,就会出现“名字”这一选项,这就一目了然了。 Microsoft Outlook用户可以将Outlook中的地址簿用作数据文件。

  • 02

    保存数据文件。把文件保存在容易找到的地方,起一个容易记忆的文件名。

  • 03

    创建主文档。主文档就是保存主要信息的文档。例如,如果你要写一封套用信函,那么主文档就是一封信函。其中,凡是有变动的信息(如姓名)都要暂时留空。

在MS Office中进行邮件合并

  • 01

    打开邮件合并任务窗格。在主文档中,点击打开邮件合并任务窗格。如果没找到,就打开工具菜单,在列表中选择邮件合并。

  • 02

    完成邮件合并向导。Office中的邮件合并是分步骤进行的,这样能准确、清晰地引导用户完成邮件合并。 首先选择文档类型。点击最切合的文档类型,然后点击下一步。 选择“开始文档”(即主文档)。如果你每一步都操作正确的话,这时应该能够看到“使用当前文档”的选项,单击该选择。然后点击下一步。

  • 03

    选择要合并的文件。这就是你之前创建的数据文件,选择合适的单选按钮,点击下一步查找数据文件,然后将其与主文档连接起来。 如果你想用Outlook地址簿的话,就点击那个选项。

  • 04

    选择要使用的数据。Office允许选择或取消选择整行数据,这样你就能在数据文件中自由选择想要与主文档合并的信息,当信息繁多的时候,数据文件带来的便捷就能进一步体现出来。选择完成后,点击下一步。 数据可通过每一列的名称来筛选。信息繁多的时候,通过名称筛选就会显得尤其快捷。

  • 05

    插入数据域。点击下一步后,程序会要求你创建数据文件(如果你还没有创建的话),同时提供一系列将数据从数据文件中插入到主文档中的选项。 用鼠标选中数据域,单击相应的按钮,插入数据。 与编辑普通信函或数字一样,按Delete键可删除错位或重复的数据。 预设选项根据你所选的文档类型不同也会稍有差异。Office会尽可能根据你所提供的数据插入正确的信息。例如,如果你在书写一封套用商务信函,那么你就会看到插入地址块的选项,其中包括了收信人的姓名及地址,分成几行整齐排列。 有些预设选项会弹出新窗口,要求你输入相应的信息,这些步骤也十分简单易懂。 如果你选择的预设选项没有找到相符的信息,那么你可以点击“匹配字段”,告诉程序哪一个名称应该与该标准名称相匹配。例如,你可以将数据文件中的“名字”一栏与地址块中的“名”相匹配。 要选择自己创建的数据域,就可以点击“其他选项”。这时你就能看到你起的每一栏的名称了。

  • 06

    预览信函。邮件合并不会在主文档中显示出你选择的数据域的具体数据,而要等打印出来的时候才能看到。不过,Office也提供了预览功能,通过该功能,你就能检查相关信息是否插入正确。确认无误后,就可以进行下一步了。

  • 07

    完成合并。邮件合并的最后一步会告诉你,合并已经完成,可以开始打印了。每打印一份文档,该文档的那组信息就会出现在屏幕上,程序会自动打完所有的信息。 如果你想单独编辑某一封信函,就可以单击“编辑单个信函”。

在OpenOffice.org上进行邮件合并

  • 01

    创建数据库。OpenOffice.org上做邮件合并,数据库文件是必须的。不过,你仍然可以先在表格文件中创建数据。 在主文档中,打开文件菜单,选择创建新数据库文件。 在弹出的对话框中,选择“连接到现有数据库”。在下拉菜单中,选择“表格”,然后点击下一步。 在下一界面中,你要将要使用的表格文件导入OpenOffice.org。这一步中,在文件地址下面有一个设置密码保护数据库的复选框,你可以根据需求决定要不要勾选。然后点击下一步。 这一界面中,你要选择是否注册数据库以便今后使用,及是否现在打开数据库进行编辑。(如果你已经创建了表格文件的话,这一步就可以不用做。)点击完成来保存数据库。 数据库文件名要方便记忆。

  • 02

    插入数据域。现在,OpenOffice.org已经能够识别你导入的数据库了,接下来就要利用该数据库进行邮件合并。 在插入菜单中,选择“域”,然后在子菜单中选择“其他”。也可以按快捷键Ctrl+F2。 在弹出的对话框中,点击“数据库”选项卡。 点击窗口右下角的“浏览”找到刚才创建的数据库文件。 选择好数据库文件后,该文件就会出现在窗口右侧名为“数据库集”的列表中。 在窗口左侧的“类型”列表中,选择“合并域”。 点击数据库后面的“+”号,下面就会出现表格文件;再点击表格文件后面的“+”号,就会展开表格文件中的数据域名称。 单击要插入的数据域名称,在主文档中插入数据。 记住插入之前要先用鼠标选中数据域,否则就要通过复制粘贴来将数据移动到正确的位置了。 正如在Office中一样,主文档上的数据域信息也是用文字数字式字符来表示的。空格键移动数据,Delete键删除数据。

  • 03

    完成合并。检查所有数据域的位置是否正确。确认无误后,就可以打印主文档了。网站会根据你输入的信息一组一组按顺序打印。

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