EXCEL数据查找【百科全说】

操作方法

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EXCEL有强大的数据处理功能，可以用它对数据进行组织和管理，当在工作中采集了大量数据后，出于某种需要，我们希望将符合某种条件的数据提取出来，有时是一个汇总结果，有时是所有符合条件的数据本身。很多刚接触EXCEL的朋友不知道从哪个方面入手，下面我们通过几个实例，快速掌握这些方法。一、通过一定条件查找，返回汇总结果在这个销量表中，如果我们想统计出姓名为“张三”的全部销量，可以用一个函数来做公式： =SUMIF(销量表!B:B,"张三",销量表!C:C) 这个SUMIF函数是一个条件汇总函数，它有三个参数，第一个参数是要查找的区域，在本例中是B列，第二个参数是要查找的条件，在本例中是“张三”这个姓名，第三个参数是需要汇总的区域。这个公式的含义是：在“销量表”的B列查找“张三”这个内容，在B列找到后，把找到的同一行中的C列值相加。我们还可以用下面这个公式达到同样的效果： =SUM(IF(销量表!B1:B100="张三",销量表!C1:C100)) 这是一个数组公式，在输入完成后要按CTRL+SHIFT+ENTER组合键确认，此时会自动在公式的两端加上一对花括号（手工输入花括号无效）。在这个公式中用了两个函数SUM与IF，先由IF对它右边的条件“销量表!B1:B100="张三"”做判断，这个条件同样是在销量表的B列查找“张三”，当条件成立时，就执行“销量表!C1:C100”这个部份，即返回C列同一行中的数值，最后由SUM函数将返回的所有相符的数值相加，得到正确结果。第二个公式看似比第一个公式复杂，但它有一个“特殊”的作用，就是可以“多条件”查找。再看一个例子，还是在“销量表”中，把六七月份的“张三”的销量统计出来（不要五月份的） =SUM(IF((MONTH(销量表!A2:A100)>5)*(销量表!B2:B100="张三"),销量表!C2:C100)) 这个数组公式用了两个条件，一个是A列的月份要大于5（即只要6、7月份的），另一个条件是B列等于“张三”，只有这两条件都成立，才执行同一行中的C列汇总求和。在这个公式中，由于要对“月份”进行计算，所以用一了个MONTH函数，它的作用是提取日期中的“月份”。要注意一点，在SUMIF函数中可以用“整列”（即：销量表!B:B），而在SUM与IF组合的数组公式中，不能用“整列”这个方式，只能用一个具体的区域（如：销量表!A2:A100）。提示1：在上面几个公式中，为了方便使用，可以把“条件”放在一个固定的单元格中，然后在公式中只引用这个单元格。比如把要查找的“张三”输入到K1格中，然后把公式改成： =SUMIF(销量表!B:B,k1,销量表!C:C) 提示2：如果公式不在“销量表”中，那么公式中必须加上表格名字用以指定数据位置（如：“销量表!B1:B100”前面的“销量表！”），如果公式就在“销量表”工作表中，则公式中不必加工作表的名字。提示3：想达到上面的结果，还有很多其他方法，大家可根据自己的喜好选择。二、通过条件查找，返回符合条件的内容。在上图的表格中，每个姓名是唯一的，希望通过一个姓名查找到所需的电话号码比如查找李四的电话号码在F1单元格中输入一个要查找的姓名“李四”，然后在F2单元格中用公式 =VLOOKUP(F1,A:B,2,0) 只要按需要改变F1格中的姓名，就可在F2单元格中得到对应的号码。这个公式使用了VLOOKUP函数，它有四个参数，第一个参数是要查找的值，第二个参数是要查找的范围，第三个参数表示返回范围中的第几列内容，第四个参数如果为0，就表示“精确查找”，如果为1就表示“模糊查找”，一般用0值居多。公式的含意是：在A：B两列范围的第一列A列中，查找F1单元格中的值，执行精确查找，找到后返回A：B两列中第二列B列的内容。还可以用另一个公式来达到这个效果： =INDEX(B:B,MATCH(F1,A:A,0)) 这个公式用了两个函数，MATCH函数返回F1单元格的值在A列的位置，第三个参数0表示只返回查找到的第一个值；INDEX函数通过前一个函数返回的位置，在B列中取出对应的内容。这两个公式各有特点，当查找区域是连续时，用VLOOKUP比较省事；当区域不在同一个位置时，就只能用第二个公式了。三、通过指定条件，把所有符合的内容都显示出来还是以最上面的“销量表”为例，通过一个公式把所有姓名等于“张三”的内容都显示出来。先在F1格输入一个姓名“张三”，然后在H、I、J列使用公式： H2单元格输入公式 =INDEX($A$1:$A$10,SMALL(IF($B$1:$B$10=$F$1,ROW($B$1:$B$10),1000),ROW(A1))) I2单元格输入公式 =INDEX($B$1:$B$10,SMALL(IF($B$1:$B$10=$F$1,ROW($B$1:$B$10),1000),ROW(A1))) J2单元格输入公式 =INDEX($C$1:$C$10,SMALL(IF($B$1:$B$10=$F$1,ROW($B$1:$B$10),1000),ROW(A1))) 这三个数组公式中，只有INDEX的第一个参数不同，其他都是一样的，公式完成后，把这三个单元格同时选中，用鼠标向下拖动复制到下面的其他格中。这个公式对初学者来说，就比较难理解了，其实不论多复杂的公式，你可以把它分成多个部份，一部份一部份的来分析理解，就能知道它的作用了。以I2格公式为例进行分析： 1、先看“IF($B$1:$B$10=$F$1,ROW($B$1:$B$10),1000)” 它的意思是在B1：B10区域内查找F1单元格的值（一个要查找的姓名），如果区域内有这个值，就返回它的行号（ROW是返回行号的函数），如果没有就返回一个比较大的数值（任意，只要大于数据的个数就行）。如果有多个符合的内容，就返回多个行号。用本例数据查找“张三”来说明，通过这部份运算，会得到一串数值{1000;2;1000;4;5;1000;1000;1000;9;1000} 它表示在区域的第2、4、5、9行中找到了与“张三”相符的内容。为了方便说明，我给这串数值取个名字叫“行” 2、再看“SMALL(IF($B$1:$B$10=$F$1,ROW($B$1:$B$10),1000),ROW(A1))”这部份，它等价于“SMALL(行,ROW(A1))” 这部份用SMALL函数返回一个“第几小值”，由于I2单元格最后用的是ROW(A1)，它是A1格的行号，即1，表示返回第一个最小的值，所以从上面“行”数值串中返回“2”。为了说明方便，我给它取名为“位置”。提示：之所以在上面部份用ROW(A1)来代表1，是为了向下拖动复制公式时，它会自动递增，每复制一行就自动增加1，例如把I2公式复制到I3格时，在I3格会变成ROW(A2)。这时在SMALL函数的第二个参数变成2，表示返回第二小值，即“行”字串中的“4”，依次类推。 3、最后看“INDEX($B$1:$B$10,SMALL(IF($B$1:$B$10=$F$1,ROW($B$1:$B$10),1000),ROW(A1)))”，它等价于“INDEX($B$1:$B$10,位置)” 这就好理解了，通过“位置”的数值，从B1：B10中取出相应位置的一个内容。每个公式都可用这种“分解”的方法去理解和分析。四、对多个重复数据，只显示最后一个还是以“销量表”为例，这个表中的数据会不断向下追加，如果我们希望在某一个单元格中只反映最新追加的数据，就需要用下面的公式了：先在G1单元格中输入一个姓名“张三”，然后在G2单元格中输入数组公式 =INDEX(C1:C100,MAX(IF(B1:B100=G1,ROW(B1:B100),0))) 这个公式的含义与上面的差不多，只是把SMALL函数换成了MAX函数，MAX是求“最大值”的函数。由于数据不断追加，最新输入的数据的行号肯定是最大的，通过MAX就能确定它的位置，然后用INDEX函数取出这个数据。在上面介绍了一些常用的数据查找公式，尤其是后面的公式都使用了数组公式。数组公式在输入后一定要通过按三个组合键来确认，否则无效。数组公式的功能是强大的，但要注意，如果一个工作簿中使用了过多的数组公式，或数据区域非常庞大，会造成运算缓慢，效率变低。

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