朋友最近升职了，本该是件高兴的事，但与他聚会时，他却长长叹气，原来竟是他的新职位要求他定期将团队的进展整理成幻灯片，并向他的领导展示。他对于怎么制作此类工作简报一筹莫展，常常加班到深夜，可做出来的PPT仍然经常被他的领导数落，结构混乱，没有主次，让人根本看不下来。

制作PPT在现代化的公司中已经成为一个常态，在一些技术型公司，不仅是管理层需要做PPT，一般的职员也需要通过幻灯片的讲解来完成自己的工作汇报，可以说制作PPT已经成为现代职场的必备技术，常常出现在应聘要求中。仔细观察自己的身边，那些简报做得好、讲得好的人，是不是更受老板青睐，升职也更快？

那么，我们如何快速地制作一个合格的PPT呢？

着眼于听众

在开始下手制作PPT之前，必须先问自己以下两个问题：

我的这份报告的听众是哪些人？

他们关注的是什么信息？

我们做报告的目的是给听众提供他们关注的信息，通过分析听众和他们的关注点，我们才能确定PPT的主题是什么，怎么吸引听众的注意，以怎样的方式提供他们感兴趣的内容。

比如，我们面对技术型领导时，就应该直入主题，并且以详实的数据来支撑自己的论点；而我们在面对管理型领导时，则应该从宏观来把控这个整个PPT的格调，不要太过注重细节，除非是那些非常重要、或者你想强调的一两个细节；如果领导是个急性子的话，你就要先抛出结论，再来细细说明自己感兴趣的部分。

使用金字塔结构填充内容

在分析完听众之后，我们已经想清楚了这个简报的主题是什么，那么后面该往这份简报中填入什么素材呢？这时，就可以用到金字塔原理来构造这个PPT的框架。金字塔原理的主要思想是，先总结一个核心观点，然后分三个方面说明这个核心观点，依次往下逻辑递进。要注意的是，每个平行层级的观点必须相互独立。

举个例子，你制作月度工作汇总时，你的核心观点就是，希望老板能够认可你的工作内容，并给予你适当的资源支持。然后分三个方向说明，这三个方向可以是你取得的成绩，下个月你的工作计划以及预期会遇到的困难，希望你的领导提供什么帮助，在简报的最后，再简单回顾一下报告的内容。

如此一来，你的老板能够快速了解你正在进行的工作，已经达到的工作目的，你有什么样的规划，以及你对规划中遇到的困难的适当思考。

排版要注意文字、图片、动画和模板的搭配

有了主题和内容后，内容的呈现方式同样重要。内容的呈现方式主要指的就是整个幻灯片的风格、每页幻灯片中的文字图片排版以及动画顺序等。

首先需要确保每一页的风格相同，这样才能从形式上留住观众。最快的方式是应用幻灯片母版。如果你的公司有统一的母版，那么直接应用就好了，如果没有，那么你也可以到网上找一些免费的、符合自己公司形象的母版使用，但最好在其中加上公司logo。

幻灯片呈现的最好方式应该是图文并茂，以图片的形式展现你的数据，用精炼的文字提出的观点或疑问，每一页只讲一件事。每页的图片讲述的内容一定要与文字有关联，或递进或总结。文字部分可以将关键词加粗以及替换醒目的颜色，但色调一定要与整个幻灯片的色调一致，可以用取色器将母版中的深色调部分提取出来，作为关键词的主色。

如果考虑到演讲过程中的效果，那么还需要适当的动画来提醒观众你正在讲的内容。但是，需要注意，动画一定要恰当使用，过多的动画效果反而会分散观众的注意力。

除了以上的方法之外，你还可以参考那些你认为特别吸引你的幻灯片，到底好在哪里，借鉴其长处并应用到自己的PPT中。但是，幻灯片的主要目的，还是为了向观众传达一个思想，这个思想或者是他们想知道的，或者是你想让他们留下印象的，因此最重要的还是在开始制作之前明确自己想表达的内容，这样在制作的过程中才不会迷失方向，让整个幻灯片结构松散，没有中心思想。

怎么写工作简报（如何写工作简报）

着眼于听众

使用金字塔结构填充内容

排版要注意文字、图片、动画和模板的搭配

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