电脑文件夹整理技巧（电脑文件夹管理技巧）

你是不是经常遇到这样的情况：电脑桌面满屏的文件和文件夹，看到一篇好的文章下载下来想收藏却纠结不知道放入哪个文件夹更好，临时需要某个文件却一时半会儿想不起该到哪里去找，等等。这些情况都暴露出同一个问题：你不知道如何有效对电脑文件夹进行分类管理。今天，老笔头跟大家来说说电脑文件夹分类管理这个“小事儿”。

在老笔头和会员小伙伴们的聊天中发现，查找文件不方便的主要有两种比较极端的表现形式：

第一种：完全不分型。这类小伙伴基本属于职场小白，他们的文件夹、各类文件的命名和建立比较随意随性，不同文件夹的分类体系不一致，文件夹中的文件夹和各类文件混在一起。严重混乱的，文档名叫做新建DOCX文档、新建DOCX文档（2）、……、新建DOCX文档（N）。

第二种：分类过细型。这类小伙伴属于职场老麻雀，经验丰富且注重细节，有着比较清晰和严格的文件夹分类体系与标准，但也会有一个问题，门类和层级繁多，这样往往会造成浏览和查找时费时费力。

以自己多年的写作经历和文件收集整理经验，老笔头认为，文件夹分类管理的科学“秘钥”其实很简单，就是三句话九个字：少分类、多搜索、勤打理。

一、“少分类”：科学建立文件夹

就是文件夹的个数和层级要尽量的少。在电脑上建立自己文件夹时，可以分“三步走”：

第一步：建立“横向”门类。就是按照从事的工作类型建立相应的文件夹。原则是要“少”，但这个“少”是相对的，具体根据自己负责工作的多少来决定，多的就多建立几个，少的就少建立几个。举个例子，有位“小姐姐”专职负党支部工作，她的“横向”文件夹是这样建立的：

这样的分类规范有序、简单明了，让人看起来一目了然。

第二步：建立“纵向”层级。就是在每个具体的文件夹下面再建立分类层级，同样也是宜少不宜多，层级一般推荐为2—3层。举个例子，有位“小哥哥”专职负责给领导写材料，他的文件夹分级是这样的：

平时，他还有收集素材的习惯，也专门建立了文件夹：

第三步：建立检索“导图”。就是将“横向”门类和“纵向”层级，以思维导图的方式，建立一个检索“导图”，方便检索查找。

还以上面小姐姐的文件夹为例：

建立这样一个检索“导图”，看起来一目了然，检索查找起来也非常方便快捷。

二、“多搜索”：精准命名文件名

就是在文件夹建立之初，就要充分考虑到如何查找便利，能通过简单便捷的搜索方式快速找到所需要的文件，而用非手动逐层逐步打开的方式查找自己需要的文件。

最关键的是文件名的命名，像上面讲到的“新建DOCX文档、新建DOCX文档（2）、……、新建DOCX文档（N）”，这样的命名方式是可不取的。

大家都知道，电脑上的搜索功能是“智能 傻瓜”。所谓“智能”，就是能够很快搜索出含有你输入的关键词的文档；所谓“傻瓜”，就是一旦你输入的关键词不够精准甚至有误，就很难找到你需要的文件。所以，在文件命名的时候，应该掌握方便搜索的技巧。

举个例子，老笔头保存一个文档，一般这样给文件命名：20200426蓝绍敏书记在江苏省苏州市旅游促进大会上的讲话

大家仔细看一下，这个文件名分为三个部分“日期 姓名 会议讲话”，这个有什么好处呢？如果你记得这个讲话是蓝绍敏的，那就直接搜“蓝绍敏”三个字即可找到与之有关的文档；如果你只记得是个旅游促进大会，那就直接搜“旅游促进”四个字；如果你记得是2020年4月26日那天的讲话，那就直接搜“20200426”即可。

命名方式不是唯一的，还有很多形式，比如：

（XX镇）XXX五好文明家庭事迹材料

2020年度最美基层团干事迹材料（XXX）

（社情民意）XX市广大干群热议罗阳同志先进事迹纷纷表示学习罗阳同志优秀品质和可贵精神

20200601XX工作情况汇报（报XX市长）

2020年度政府工作报告（第N稿）

大家可以根据分类不同、文种不同、习惯不同、需求不同、用途不同，等等，科学设置自己文件的文件名，特别是其中的关键词一定要做到方便快捷。

三、“勤打理”：更新调整文件位置

就是根据实际需要，对文件夹、文件的名目、层级、名字、位置及时更新调整，以使工作更加方便。

比如，新的一年，是不是有必要在每个文件夹下面建一个新年度的文件夹，如果确有必要，甚至可以更细致一点，在下面再以月份为单位，建立12个文件夹。

再比如，总结和汇报的文件夹可以合并，因为有时候总结材料和汇报材料是可以互相对照借鉴的，有的还稍加修改后就可以通用。所以，应根据实际工作需要，合并一些同类项或相似项。

再有，这个“勤打理”还包括对文件夹里面的内容适时进行更新，让里面的内容越来越多，越来越丰富，使自己能够掌握最新的各种精神、政策、措施和材料，等等。

这里，只是从写材料人的角度，说了说电脑文件夹如何分类管理的问题。在现实工作中，很多职场达人都有自己的“妙招”，欢迎大家在留言区留言，谈谈自己的一些妙招。

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