教你如何在office制作询证函

教你如何在office制作询证函

操作方法

  • 01

    制作明细表 首先按照图的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用Office 2003,在其他版本的Office中操作略有不同,请朋友们注意

  • 02

    询证函的格式 为了叙述清楚,我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页,编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容),该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”,即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。

  • 03

    进行“邮件合并” 1.启动Word,打开“询证函.doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。   2.选择“信函”项,单击“下一步”;选择“使用当前文档”项,单击“下一步选取收件人”;选择“使用现有列表”项,单击“下一步撰写信函”。   3.进入“选取数据源”对话框,在“文件类型”框中选择“Excel文件”,然后在文件列表框中,双击“往来账项明细表.xls”。   4.在“选择表格”对话框中,单击所需要的工作表,勾选“数据首行包含列标题”复选框,单击“确定”按钮。   5.在“邮件合并收件人”对话框中,对数据进行编辑后,单击“确定”按钮。   6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令,打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函.doc”文档中的①处,然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮,进入“插入合并域”窗口;选择“数据库域”,然后在“域”栏中单击“顺序号”,依次单击“插入”和“关闭”按钮。   同理,将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。   至此,“询证函.doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。

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