提高办公效率 11种方法设置打印参数

一、定时打印设置法
听说过定时打印吗？其实也很简单，就是让打印机按照大家事先设定的时间来执行打印任务，这种定时打印设置法在网络打印中经常出现，而且这种设置方法必须在Windows 2000/XP系统中才能生效，因此许多单机用户没有听说过或者不关心这种打印设置法也属情理之。大家知道打印机按普通设置来打印时，一般在稍微延迟后，打印纸张就能慢慢地从打印机中输出了。而定时打印设置还可以对打印的时间进行设定，比方说在某个时刻，打印机会收到来自局域网中许多不同工作站发送过来的打印任务，这样往往会引起网络打印堵塞甚至造成打印机死机；要是大家在给每一个打印任务分配一个合理的打印时间，让这些众多的打印任务在各自指定的时间再进行打印操作的话，就能有效缓解打印机的压力和网络的运行状况，从而确保网络打印更有效、更高效。要是打印机就在自己身旁时，你可以利用这一功能来减少打印噪音对自己工作的影响。那么大家该如何为打印任务分配打印时间呢？按照下面的设置步骤，你就能很轻松地完成定时打印：
1、在应用程序中，大家可以依次执行“文件”/“打印”命令，来打开打印机的“属性”对话框；
2、在该对话框中，大家用鼠标单击其中的“高级”标签，在随后出现的标签页面中选中“使用时间从”选项，并在其中设置好打印的起止时间；
3、再用鼠标单击设置对话框中的“确定”按钮就能使设置的参数生效了，以后大家可以随时增加打印文件到打印队列中，但是在设定的打印起始时间之前，不会有任何文件进行打印；不过，大家需要注意的是，在设定的打印时间内，要确保执行打印任务的打印机要处于处于开机状态；
4、除了能对当前的打印任务设置定时打印的时间，大家也可以对打印队列中的某一文件指定其打印时间，而不需要对所有队列中的文件都一一设置；
5、设置这种打印时间时，可以用鼠标双击“打印机”或者“打印机和传真”窗口中的指定打印机图标，随后系统将弹出一个标题为“打印队列”的设置界面；
6、双击队列中需要进行定时打印的一个任务文件，随后大家将看到一个与该打印任务对应的“文档属性”对话框；
7、单击该对话框中的“常规”标签，并在后面出现的标签页面中，找到“时间安排”设置项目，然后将该项目中的“仅从”选项选中，再在其中指定该打印任务的打印起止时间就行了。
上面的设置法常适用于网络打印，而且在Windows 2000/XP系统环境下大家才能进行这样的设置。
二、闪电打印设置法
许多人在执行打印任务时，常常按部就班，先打开对应任务的应用程序，然后在该程序界面中打开需要的任务文档，并在应用程序界面中依次执行“文件”/“打印”命令，等到文档打印完毕后再关闭对应的应用程序。要是大家希望减少鼠标的点击和按键次数的话，可以尝试一下闪电打印法，这样方法可以将打印文档的内容直接发送到打印机中，从而避免了许多中间环节的操作，以便于快速提高打印速度，下面就是这种方法的具体设置步骤：1、首先在系统的桌面上打开Windows资源管理器，并在该窗口中找到需要打印的一个或多个文档内容；
2、选择好需要打印的文档内容后，大家再单击一下鼠标右键，从随后弹出的快捷菜单中选择“打印”命令；
3、对于多数的文档类型，其关联的应用程序将会自动打开，然后系统会把文档发送到打印机进行打印；
4、等到打印完毕后，对应的应用程序不需要人工干预，就能自行关闭。
很显然，这种闪电打印将打开应用程序以及关闭应用程序的步骤省略了，打印速度比普通的打印方法提高了将近30%左右。
三、多功能输出打印设置法
大多数用户手头也许只有一台打印机，但有时您可能希望打印机按照不同的打印方式来打印，例如要想在打印时让当前系统正在运行的应用程序以较高的速度来运行，就需要将打印机设置成按后台方式来处理；要是希望文件打印的速度能快一点的话，就应该让打印机工作在高速状态下；要是希望打印机能够在指定的时间内进行打印的话，就必须设置打印机按照定时方式来打印。每次按照不同方式来打印时，就需要每次重新设置不同的参数，这样会大大降低打印工作效率的。为此，笔者特意向大家推荐一种多功能输出打印设置法，它能使大家不需要每次修改打印设置，就能随时打印任何指定的文件。其实这种设置方法也很简单，就是对于一个打印机同时安装几个打印图标，让每个打印图标代表一种自己事先设定的打印方式，该方法的具体实现步骤是：
1、在系统桌面上依次双击“我的电脑”、“控制面板”、“打印机”或者“打印机和传真机”图标，来打开打印机窗口，并用普通的方法设置好该打印机的相关参数；
2、然后，选择刚刚设置好的打印机图标，按“F2”键后，输入一个可以提醒此图标所代表功能的名称(例如，后台打印)即可；
3、继续点击“添加打印机”图标，在Windows XP系统中，点击窗口左侧“打印机任务”列表的“添加打印机”链接。然后，再运行一次打印机的安装程序。当安装程序给出“要保留现有的驱动程序还是使用新的?”提示时，选择“保留现有的驱动程序”选项，然后点击“下一步”按钮；
4、当系统给出输入打印机名称的提示时，再挑选一个与设置相符的名称，例如，直接打印。然后点击“下一步”按钮，按照系统提示完成安装程序即可。现在，选定刚刚创建的图标，按照前面的步骤给这一快捷方式设置相应的功能参数；
5、这样，当您再次打印时，就可以在打印机列表中看到您自己定制的打印机名单，并选择合适的打印机来打印不同的文档了。选定需要的打印机后，进行其他的设定后，点击“确认”或者“打印”按钮即可。
最后笔者要提示各位用户的是，这种多功能输出打印设置法对于Windows 2000的网络打印机无效。
四、缩略图打印设置法
在文稿还没有正式定型之前，人们往往会进行一些草稿打印，以便来分析整个文档的结构或者检查文档存在的问题；要是当前文稿包含的内容很多的话，那么草稿打印可能需要白白浪费许多纸张。倘若，我们能对打印的内容进行缩小显示，让更多的内容显示在有限的纸张上面的话，不但能节约纸张，也有利于对整个文档的结构进行分析，而缩略图打印设置
法就是实现这样的目的的。在打印机支持的情况下，缩略图打印允许用户在一张纸上一次打印几页的内容，具体的设置方法为：
1、在应用程序界面中，执行打印命令来打开“打印”设置对话框，并在“打印机名称”列表中选择一个打印机，然后选择“属性”按钮；
2、在随后出现的打印属性界面中，要是包含了“布局”标签，大家就应该选中它。然后，在该标签页面中的“每张纸打印的页数”下拉列表中，按照您的意愿选择每张纸打印的页数，通常的选项包括1、2、4、6、9和16；
3、大家可以在该对话框中预览页面布局的结果，设置完毕后，点击“确认”或者“打印”按钮即可。
五、队列打印设置法
在进行队列打印时，大家可以利用Windows提供的打印队列控制程序，来了解当前有什么文件正在等待打印，也可以对打印队列中的任务进行编辑，例如大家可以删除打印队列中的某些文件打印任务，也能取消某些等待打印文件的优先级。不过在进行网络打印时，大家只能对自己发送的打印任务进行编辑处理；要是想编辑其他打印任务的话，就必须先获得对应打印任务相应的控制权限。在进行队列打印设置时，大家可以按照下面的步骤来进行：
1、当执行打印命令时，大家会在系统任务栏中看到一个“打印机”图标，用鼠标双击该图标就能打开打印队列窗口；当然大家也可以在“打印机”或“打印机和传真机”窗口中，双击打印机图标来打开打印队列窗口；
2、倘若大家已经向打印机发送了多个打印任务，我们就能在打印队列窗口中看到这些打印任务以发送打印的顺序进行排列着；
3、要是大家希望改变打印队列中某个打印任务的打印顺序的话，可以在Windows 98/Me操作系统下，直接将打印队列中的打印任务拖拽到自己所期望的顺序位置上；
4、要是在Windows 2000/XP系统中，大家可以用鼠标双击打印队列中的打印任务，当打开该任务的打印“属性”对话框时，再选择“常规”标签，并在该标签页面中将“优先级”滑杆拉向左侧使其打印优先级降低，或者将滑杆拉向右侧使其获得更高的打印优先级；大家可以根据“优先级”滑杆下方的数字(1～99)，来为打印任务设置一个合理的打印优先级；
5、此外在Windows 2000/XP系统中，大家也可以在打印任务属性对话框中，选择“高级”标签，并在高级标签页面中为打印任务设定更高的优先级，这种设置方法能有效地提高文件打印的效率；
6、要是大家想暂停或者中止打印队列中的某个打印任务时，可以用鼠标右击打印队列中的任务名称，从随后出现的快捷菜单中执行“取消打印”或者“取消”命令就可以了；或者大家直接在打印队列中选中需要中止的打印任务，然后按一下键盘上的“Del”键就能实现目的了。

六、后台打印设置法
大家知道每次在运行打印命令后，被打印信息会自动先在硬盘上创建一个后台打印文件，然后Windows系统就会把被打印信息持续不断地传送到后台打印文件中，同时后台打印文件中的信息也向打印机不断传送，这样的话应用程序和打印机由于同时工作，双方的运行速度都不能得到最大发挥；为此我们可以通过后台打印设置法，来让应用程序工作得更加迅速一点，或者是加强一下打印文件的速度：
1、首先大家应该先了解后台打印功能的设定，在系统桌面上依次执行“开始”/“设置”/“打印机”命令；在随后弹出的打印机窗口中，用鼠标单击需要修改的打印机图标，并从弹出的快捷菜单中执行“属性”命令；
2、在打开的打印机属性对话框中，大家可以选中“详细资料”标签，并在该标签页面中点击“后台打印设置”按钮，这样就能打开后台打印设置页面了;要是大家使用的是Windows2000/XP系统的话，必须在打印机属性对话框中选择“高级”标签页面，才能进行后台打印设置；
3、要是大家希望缩短等待应用程序运行的时间的话，可以在设置页面中选中“使用后台打印，以便程序更快地结束”选项，然后选中“在后台处理完最后一页时开始打印”选项；当然，这里笔者要提醒大家的是，启动该功能必须确保当前硬盘有足够的空间来存储后台的打印文件；
4、要是大家期望打印机能尽快地打印文件的话，可以在后台设置页面中选择“直接打印到打印机”选项。不过在一些低版本的Windows系统中，要是系统打印机处于共享状态，大家就无法选择“直接打印到打印机”选项了；要是想使用该功能的话，可以选择设置页面中的“共享”标签，然后在其中设置“不共享”就可以了。
七、虚拟打印设置法
在使用Word来处理信息的时候，常常在结束编辑时，需要看一看当前页面的打印输出效果，然后根据输出效果来进行重新编辑排版，然而在一台没有安装打印机的计算机上，点击“页面设置”或“打印预览”时，程序却弹出一个对话提示框，来告诉用户“尚未安装打印机，如需安装打印机，请重新将打印机安装好”，因此，按照常规方法，在一台没有安装打印机的计算机上是没法看到具体的打印效果的。如果我们非要在一台没有安装打印机的计算机上来查看具体的打印效果，该怎么才能实现呢？下面就是具体的实现步骤：
1、首先在Windows系统中打开开始菜单，然后用鼠标依次单击一下该菜单中的“设置”/“打印机”，这样大家就能看到一个“添加打印机”的窗口；
2、在该窗口中，再用鼠标双击一下“添加打印机”图标，程序就会自动弹出一个标题为“添加打印机向导”的对话框，用鼠标单击该对话框中的“下一步”按钮；
3、当向导提示框提示我们是选择本地打印机还是网络打印机时，大家可以选中“本地打印机”这个选项，然后继续单击“下一步”按钮；
4、当安装向导框要求大家添加打印机的生产商和打印机时，大家可以使用鼠标任选一厂商和打印机，继续点击“下一步”按钮；
5、接下来打印机安装向导程序就会打开一个“端口设置”界面，在该界面中大家不要进行任何选择，直接单击“下一步”按钮来跳过这一步骤；
6、当大家看到“要打印测试页吗？”这个提示话语时，应该选择“否”，毕竟自己的计算机中没有安装打印机，最后再用鼠标点击一下“完成”按钮；
7、随后系统会出现“正在复制文件…”这样的操作提示，同时要求大家插入Windows系统的安装CD-ROM或者磁盘，然后根据提示进行操作，计算机系统就会自动读取打印机相应的驱动程序，完毕后在打印机窗口中出现了添加打印机的图标；
8、完成了上面的步骤后，大家不妨打开编辑页面，然后在对应的菜单栏中点击“页面设置”或“打印预览”，就可以预览到打印效果了。
八、预览编辑设置法
每当在对Microsoft Word文档正式打印之前，许多用户都会调用打印预览功能来查看文档的排版是否合适，要是发现有需要调整的内容时，一般会返回到文档编辑状态来对内容进行重新调整，那是不是一定要回到编辑状态呢？其实大家可以直接在打印预览模式下就能对不适合的地方直接编辑修改，下面就是具体操作的步骤：
1、直接在Word主操作界面的工具栏中，用鼠标单击其中的打印预览按钮，随后Word程序就会从编辑状态切换到预览状态；
2、再用鼠标单击打印预览工具栏上的放大镜按钮，并将放大镜移动到需要编辑的位置处，一旦发现鼠标指针从放大镜图标变为I型图标时，大家就能直接在该文档中修改文字了，同时Word程序也会自动放大该编辑区域的；
3、编辑完成以后，大家可以单击预览窗口中的关闭按钮，来退出打印预览模式并返回到原来的编辑模式，并直接单击打印按钮来完成文档的正式打印。
九、纸型选择设置法
要是大家想利用打印机生成一特殊幅面，例如生成一个A3或者B4之类的幅面时，就需要在正式打印之前，利用页面设置功能，选择好纸张大小，不过在“文件/“页面设置”/“纸型”标签页面中，单击“纸张大小”下拉菜单时，却没有找到A3或者B4之类的特殊纸型，而只发现普通的A4或者B5的纸型可供选择，那怎样才能选择需要的纸型呢？大家可以按照下面的步骤来实现：
1、大家可以在“添加打印机”窗口中，通过添加虚拟打印机的方法来实现。由于并不是所有打印机支持的打印纸型都是一样的，有些特殊的纸型就要靠大家再在计算机中同时多安装几个“虚拟打印机”来实现了；
2、大家倘若要输出A3幅面的话，就可以通过安装虚拟的“hp LaserJet 2000”打印机来实现，一旦安装好了这个虚拟打印机，大家就能在页面设置的“纸张大小”中找到A3纸型了；
3、要是大家还想处理B4或一些信封的话，就可以通过安装“EPSON T-1000”的虚拟打印来实现，总之大家只要多安装几个能支持各种特殊幅面的“虚拟打印机”就能轻松实现各种纸型的选择了；
4、接着大家可以依次执行“文件/打印”命令来打开打印设置对话框，并在该设置框中选中支持需要的打印幅面的虚拟打印机图标；
5、下面，大家直接用鼠标单击该打印机设置对话框中的关闭按钮；再用鼠标依次执行“文件/页面设置”命令，在随后出现的页面设置对话框中，打开“纸型”标签页面，并在“纸张大小”下设置栏处选中需要打印的纸张类型；
6、最后单击打印预览命令，大家就能看到文档按照指定的幅面来进行排版了。
十、重定向打印设置法
有时需要把某一个文件夹中的所有文件都逐一打印出来，并装订成册。但如果该文件夹中的文件太多的话，那么在装订后要想快速地找到需要的文件，就将变得很麻烦，此时如果我们手中有一份对应文件的文件名目录的话，就能轻松实现快速地查找指定文件的功能。那么我们该通过什么办法才能获取这样一封文件名目录呢，有用户说，那还不简单，只要用文本编辑器来新建一个文件，然后把各个文件的文件名一一输入到该文件中，最后把该文件的内容打印出来，不就可以生成一封文件目录表了。不可否认的是，该用户所说的方法是可以实现的。但是，不知这位老兄有没有考虑过，如果要作为目录的文件有很多，而且每一个文件的文件名由很多汉字组成时，这种方法就会花费我们大量的时间来录入汉字，很显然这种方法的效率比较低下。那么在具有丰富编辑功能的word2000或者wps2000文本编辑器中，难道就没有办法来快速将这些文件名取下来吗？也许是对这些大名鼎鼎的编辑软件过于信任的原因，笔者一开始就把实现该目的的希望寄托在word2000或者wps2000文本编辑器身上，无奈搜肠刮肚，还是找不出有效的实现办法。不得已，笔者想到了利用DOS状态下的输入输出重定向功能来实现这一目的。该方法实现的原理是在DOS下将目录及文件列表输出到一个文件，然后把该文件打印出来。其具体的操作步骤为：
1、首先先进入要打印的目录，假设这里要打印的目录为D:aa bb cddd；
2、接着在硬盘根目录下建立一个文本文件，如test.txt；
3、然后进入MS-DOS方式，用DOS重定向功能。在DOS命令提示符下输入执行“dir D:aa bb cddd*.txt >>c: est.txt”命令，将文件列表输入到test.txt文件中；
4、最后返回到windows界面来把test.txt文件打印出来就可以了。
十一、网络自动提醒打印设置法
为了能充分发挥局域网的功能，许多用户都会尽量使用网络打印机来让局域网中的其他用户也共享打印功能。不过由于网络打印机对所有的打印任务都按照先后顺序进行排队执行，因此大家的打印材料到底什么时候能打印完毕就很难确定了，按常规方法大家也许会经常跑到网络打印机旁检查一下，很显然这种方式是很麻烦的。其实，要是大家使用的是Windows 2000/XP系统，就可以按照下面的方法来让网络打印机自动提醒你，到底何时才能完成打印任务：
1、首先在Windows 2000/XP系统桌面中，用鼠标依次单击“开始”/“设置”命令，然后在其中打开“打印机”或者“打印机和传真”窗口；
2、在该窗口中，大家可以单击当前可以使用的网络打印机图标，在随后打开的网络打印机设置窗口中，依次执行菜单栏中的“文件”/“服务器属性”命令，在随后出现的属性设置界面中，用鼠标选中“高级”标签；
3、接着系统会弹出一个高级标签页面，在该页面中大家可以选中“远程文档打印完成时发出通知”这个选项，这样打印机在打印指定任务时会给用户发送一个消息。
要是大家将“打印远程文档时，通知计算机，不通知用户”复选项取消时，那么网络打印机就会将打印消息通知用户，而选中该选项的话，系统就会将打印消息通知指定的计算机了。