跟我制作简易EXCEL仓库系统：[2]入库单的设计【百科全说】

本例中入、出库单的功能有两个：一是仓库部门在办理入库、出库时打印单据。二是可以按其他部门已经打印的单据录入数据。

操作方法

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入库单的设计：建立表“入库单”，为了便于数据处理，本表分为单据区域和辅助区域； 1.单据表头： 1.1 单据日期：在J3中输入日期公式=TODAY()，是当前日期，单元格格式设置为日期格式，作为入库单据的打印日期。如果已经有单据，只是按单据录入，可以根据单据的实际日期减几天。 1.2 入库单号：在K3中输入“入库单号：”，L3中输入单号自动生成公式= IFERROR(LEFT(K3)&LOOKUP(9^323,(SUBSTITUTE(数据库!C$2:C$3959,"入",)+1)),2013001)。如果数据库中有单号，它会自动计算最后C列一个入库单号，并加上1，作为新单号；如果是第一次使用，它会将第一张单号，设置为“2013001”。 1.3 供应商：在O3中输入“供应商：”。进入供应商表，选中供应商名称列B列，点击公式/名称管理器，新建，EXCEL会自动将列字段首行的“供应商”作为公式的名称，同时自动选择区域，你只需要点击确定即可。定义名称后，就可以在P3中设置数据有效性，有效性条件，允许中选择序列，忽略空值、提供下拉箭头都保持勾选状态；来源中输入“=供应商”，确定。 1.4 如果需要记录供应商的送货单号供以后查询，可以在R3中输入“送货单号："，在S3中录入送货单据的号码。 1.5 将K1:R1合并，输入公式= 用户信息!C2 。将K2:R2合并，输入：”入库单“。作为单据头。字体大小、格式等根据个人喜好设置，这里就不多说了。
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2 单据主体 2.1 分别在J4\K4\L4\M4\N4\O4\P4\Q4\R4\S4中输入物料编码、名称、规格、单位、到货数（可选）、入库单价、入库数量、货款金额、价款、税款， 2.2 假如你给单据留下10行，用于录入单据数据。那么将J5:J14用于填写入库物料的物料编码。为了保证数据计算的准确性，可以设置物料编码的数据有效性。方法是：选中资料表A列（物料编码列)，点击公式/名称管理器/新建，操作同上面1.3中供应商的数据有效性设置，不再赘述。 2.3 在K5中输入公式=IF(J5="","",(IFERROR(VLOOKUP($J5,资料!$A:$I,2,FALSE),"编码有误！")))，下拉到K14。自动返回物料名称，不可填写内容。 2.4 将公式右拉，在L5中将公式改成=IF($J5="","",(IFERROR(VLOOKUP($J5,资料!$A:$I,3,FALSE),"编码有误！")))，下拉到L14。自动返回物料规格，不可填写内容。 2.5 将公式右拉，在M5中将公式改成=IF($J5="","",(IFERROR(VLOOKUP($J5,资料!$A:$I,4,FALSE),"编码有误！")))，下拉到M14。自动返回计量单位，不可填写内容。 2.6 上面已经说到N4\O4\P4是到货数、入库单价、入库数量，那么N5:N14\O5:O14\P5:P14就是用来录入这三类数据的。 2.7 在Q5中输入计算货款金额的公式=IF($P5="","",P5*O5)，下拉到Q14。 2.8 在R5中输入计算价款的公式 =IF(P5="","",Q5/1.17)，下拉到R14。 2.9 在S5中输入计算税款的公式 =IF(Q5="","",(Q5-R5))，下拉到S14。 2.10 第15行作为数量、金额的汇总行。在J15中输入”人民币大写“，合并K15:O15，显示金额大写，在其中写入公式=Q15。在P15中写入”合计“，将Q15:S15合并，写入公式= SUM(Q5:Q14)
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3 单据表脚 3.1 在J15中根据需要输入各联单据的用途，我这里是：”白联：存根/库管红联：财务蓝联：仓库黄联：统计“。为了美观，中间留点空格。 3.2 在J16行有相应位置输入：制单、采购、库管员，在其后插入表单控件，开发工具/插入/组合框，在表中画出组合框，右键激活控件组合框，选择”设置控件格式“，在”数据源区域“点一下，选择”员工“表中A列相应区域，确定。控件格式的其他选项，如大小、保护、属性、包括控制项中的”下拉显示项数“，均可根据需要设置。由于这些不是本文的要点，只提示一下。 3.2 制单、采购、库管员后面的三个组合框，均按上面3.2有方法设置，用于选择显示单据办理的相关人员信息。
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4 单据辅助区域辅助区域主要用于将单据中的其他主要信息记入数据库中，以备查询。但是，这些信息不方便放在单据主体中，所以用辅助区域进行记录。 4.1 分别在C4\D4\E4中输入月份、入库日期、入库单号、供应商。 4.2 在C5中输入公式=$J$2，然后下拉到C14。因为出于美观的需要，这几列都要隐藏，改写月份时不方便，所以定在J2中输入月份的值（一月输入一次即可）。 4.3 在D5中输入本条记录的日期公式 =IF($K5="","",$J$3)，下拉到D14。注：前面1.1中已经提到J3中有日期公式。 4.4 在E5中输入提取入库单号的公式 =IF($K5="","",$L$3)，下拉到E14。注：前面1.2中已经有公式返回现在的单号。 4.5 在F5中输入提取供应商名称的公式 =IF($K5="","",$P$3)，下拉到F14。注前面1.3已经提到P3中设置了有效性，会显示供应商名称。 4.6 在G5中输入提取送货单号的公式=IF($K5="","",$S$3)，下拉到G14。 4.7 单据辅助区域设置完后，将B：I列隐藏。
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5 补充资料区域，读者自行决定是否设置，也可以与单据主体一起打印。为满足需要的读者，这里也分享给大家。 5.1 分别在W4\X4\Y4\Z4中输入备注、库位、原有库存、入库后库存。 5.2 备注W5:W14根据需要决定是否填写。 5.3 库位的显示可以在X5中输入 =IF($J5="","",VLOOKUP($J5,资料!$A:$K,6,0))，下拉公式至X14，可以即时查看相应物料的存放库位。 5.4 原有库存提取，在Y5中输入 =IF($J5=0,0,VLOOKUP($J5,月帐!B:W,20,FALSE))，下拉公式至Y14，可以即时查看相应物料的库存数量。 5.5 入库后库存的计算，在Z5中输入 =IF(P5=0,0,Y5+P5)，下拉公式至Z14，可以即时反映入库后的库存数量。便于库管员及时核对帐实。

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