怎样用Excel做账——第四节利润表设置【百科全说】

与设置资产负债表一样，设置利润表的目的是让它自动完成填报，减轻工作强度，真正实现办公自动化。

操作方法

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第一步，利润表标题及项目录入。最新的向税务部门申报的利润表见下图，我们可以根据自己的实际需要对其中的项目进行增减，增减的原则是必须能满足申报的要求，比如“管理费用”这个项目就不能减掉。笔者在实际工作中对本企业没有用到的项目进行了简化，—— 根据本企业发生的业务实际情况对会计科目和报表项目进行简化，这也是用Excel做账的一大优势，是专用财务软件做不到的，以后用着还可以随时添加上，经简单设置即可。简化后的利润表见第二图示，以下按简化图讲解。如图，在N25中输入“利润表（1月）”，并选择N25到Q25单元格进行合并。在N26中输入“项目”，在O26中输入“行次”，在P26中输入“本年累计”，在Q26中输入“本月金额”。在N列，从第27行向下，根据本企业实际，依次输入“一、营业收入”、“减：营业成本”、“营业税金及附加”、……输完后，选定利润表所在的区域，然后选择菜单“格式”-->"单元格…"-->"边框"，在边框设置界面，分别按一下“外边框”图标和“内部”图标，利润表所有边框线就设置好了（边框设置界面见图示）。
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第二步，结转表的设置。和资产负债表相同，要让利润表自动生成，需要对利润表各项目进行设置。设置所需要输入的公式已在上图中显示出来。和资产负债表设置不同的是，利润表的设置不再以科目余额表作为基础，而是以结转表为基础。设置结转表的原因是，月底结转损益类账户金额到“本年利润”科目后，反映在科目余额表中的各损益类账户的当期余额为0。结转表的作用有三个：一是借此进行月底的收入费用结转；二是据此自动生成利润表；三是满足日常统计需求，因为反映在科目余额表中的各损益类账户的发生额是当期数，没有期末发生的累计数，结转表整好可以满足要求。结转表的结构如下图，其中标题依次是 1、“结转科目”，顾名思义，是月底要结转的科目的名称。 2、“页码”，本来这是为登记手工账方便查找科目而设置的，现在全部用电脑打印了，也可以不设置了。 3、“本月借（贷）方”，即借方或贷方金额，对比如“产品销售收入”、“营业外收入”等收入类科目来说，反应的是贷方金额，对比如“管理费用”、“财务费用”、“营业外支出”等成本费用类科目来说，反应的是借方金额。 4、“非结转金额”，当未结转前收入类科目出现借方金额，或成本支出类科目出现贷方金额时，把其金额列入相应科目的“非结转金额”栏，在结转时予以扣除。 5、“结转金额”，每月月底实际做分录结转的金额，它是“本月借（贷）”和“非结转金额”之差。 6、“借（贷）方累计”，是对收入类科目贷方和成本支出类科目借方的逐月累计数。
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第三步，结转表各科目的设置。 1、“本月借（贷）方”设置（1）“产品销售收入”。在单元格Y52输入下列公式： =SUMIF($AG$3:$AG$300,W52,$AJ$3:$AJ$300) 这个条件求和公式的含义是，在AG3到AG300的单元格区域（记账凭证中借贷方科目所在的区域）里查找W52单元格里的内容（“产品销售收入”），找到后合计相应行AJ列（贷方）的数值。输入完毕后按回车键。把该公式复制到本结转表其他收入类科目对应行的Y列，具体操作是，右键单击单元格Y52，在弹出的快捷菜单中选择“复制”，把鼠标移动到其他收入类科目的“本月借（贷）方”，按下组合键Ctrl+V,或者右键选择“粘贴”。（2）“产品销售成本”。在单元格Y54输入下列公式： =SUMIF($AG$3:$AG$300,W54,$AI$3:$AI$300) 这是对AI列（借方）金额的合计。输入完毕后按回车键。把该公式复制到本结转表其他成本费用类科目对应行的Y列，具体操作与上述情况相同，仍然是“复制”后进行“粘贴”。 2、“非结转金额”设置（1）“产品销售收入”。在单元格Z52输入下列公式： =SUMIF($AG$3:$AG$199,W52,$AI$3:$AI$199) 有两点需要注意，一是这里要对收入类科目的借方金额进行合计，原因是我们要得到的是非结转金额；二是公式里单元格的引用不再是从第3行到第300行，而是从第3行到第199行，原因是涉及到循环计算问题，比如3+5＝？，电脑不费吹灰之力就能算出是8，如果3+？＝？，电脑就会找不到北！为了加深理解，请看下面的对话：你：请告诉我3与一个数的和是多少？电脑：这个……“一个数”是几啊，主人？你：“一个数”是要你求的那个和！电脑：可是这个和还没求出来呢。这个和怎么能由3和它本身构成呢？你：别磨叽！求呀！电脑：是！对主人的吩咐我只有卖力地服从！这个……“一个数”是几啊，主人？你：“一个数”是要你求的那个和呀！电脑：可是这个和还没求…… …… 循环了！出于避免循环计算的考虑，为便于操作，我们在记账凭证填制时，从第200行开始进行结转凭证的录制，只对200行以前的数字进行非结转金额的合计。输入完毕后按回车键。把该公式复制粘贴到本结转表其他收入类科目对应行的Z列。（2）“产品销售成本”。在单元格Z54输入下列公式： =SUMIF($AG$3:$AG$199,W54,$AJ$3:$AJ$199) 这是对AJ列（贷方）金额的合计。输入完毕后按回车键。把该公式复制粘贴到本结转表其他成本费用类科目对应行的Z列。 3、“结转金额”设置它是“本月借（贷）”和“非结转金额”之差。对所有结转科目的算法一样，不区分其借贷方。在单元格AA52中输入下列公式： =Y52-Z52 输入完毕后，按回车键确认。把鼠标移动到单元格AA52的右下角，待光标变成填充柄（即“十”字框）时，按左键向下拖动，使结转表所有科目的“结转金额”栏自动填充上公式。 4、“借（贷）方累计”设置有两种情况：（1）一月份，该栏数等于本月“结转金额”栏数字，比如单元格AB52（"产品销售收入”的结转累计栏）输入下列公式：＝AA52 输入完毕，按回车键。然后左键按住填充柄下拉至结转表最后一行。（2）二月份到十二月份，该栏数等于本月“结转金额”栏数字与上月“借（贷）方累计”之和，比如二月份，应在单元格AB52内输入下列公式： =AA52+'1月'!AB52 其中公式中的AA52，指的是本月（即2月）份“结转金额”栏数据；而'1月'!AB52，指的是1月份单元格AB52（即1月份借贷方累计）的数据。输入完毕，按回车键。然后左键按住填充柄下拉至结转表最后一行。看到这里，你一定会明白利润表各项目设置的公式，其实都是引用的结转表中的“结转金额”。
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第四步，月底利用结转表结转损益类科目。月底结账，是每个月会计必做的功课。有了结转表，每月例行的结转损益类科目的工作就变得轻松起来，——设置好后，除销售成本的结转外，每月几乎可以无视它了！如下图，看第37号记账凭证，对产品销售收入结转工作是，把产品销售收入的贷方金额通过借方转到本年利润的贷方，在AI204单元格内输入下列公式：＝AA52 按回车确认。就是直接引用了结转表中“产品销售收入”的“结转金额”数字。其他科目与此类似。再举个成本费用科目的例子，看第38号凭证，在第209行“产品销售成本”的贷方，输入下列公式： =AA54 按回车确认。也是直接引用的结转表中“结转金额”的数字。最后介绍一下“本年利润“科目的计算。第37号记账凭证，“本年利润”是对收入类科目结转金额的合计，所以，在AJ207单元格中输入的公式是：＝sum(AI204:AI506) 第38号记账凭证，“本年利润”是对成本费用类科目结转金额的合计，所以，在AI208单元格中输入的公式是：＝sum(AJ209:AI215)

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