教你轻松搞定Excel数据表中的空格【百科全说】

到了年底，单位要报送的表格非常多，有时就请一些非专业老师帮助录入，但在录入的过程中我发现不少老师录入的表格数据中存在一些空格，影响了数据的整体效果。如果一个个地修改既费时又费力，针对此现象我想出了几种有效的解决方法并且收到了良好的效果，因此写下来与广大读者一起分享。

一、提前预埋设置，做到事半功倍

1. 提醒用户输入的数据中是否含有空格

在数据录入过程中，如果想让系统自动提醒用户输入的数据中是否含有空格，可通过设置数据的有效性来实现。

以验证姓名数据在输入的过程中是否含有空格为例(如图1)，选中第一个姓名向下的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设为“自定义”，在其下方的“公式”框中输入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

图1

切换到“出错警告”选项卡，在“标题”框中输入“出错警告!”，在“错误信息”框中输入“输入的文本含有空格，请确认后重新输入!”(如图2)，设置完成后，单击“确定”按钮退出。

图2

接下来在输入姓名的过程中，系统会自动验证当前单元格中是否含有空格，如果有，则弹出如图3所示的警告信息。

图3

cico提示：在图3出现时，直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据(类似于“家庭地址”这类字段)时，不适合直接按回车键，否则原有的数据会自动被删除，此时单击“是”按钮可以忽略空格的存在。

2. 用公式去除数据中含有的空格

上述技巧大家会发现系统能自动检测出空格的存在，但不能自动替换掉这些空格，还必须要重新输入或输入完成后进行必要的修改。可不可以在输入过程中自动去掉含有的空格呢?

如果在当前表格中插入一些空列，用substitute函数是可以实现这一功能的，但总觉得不太美观，并且在录入时影响用户的视线。后来我将公式运用到sheet2中顺利地解决了这一问题。

输入数据之前首先切换到工作表sheet2(改名为“备份”)中，在a1单元格中输入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”，并将公式复制到与sheet1中表一样大的单元格区域中，这样在sheet1中输入数据时，在sheet2中对应的单元格中就会将去掉空格后的数据自动保存下来，最后sheet2中的数据就是我们最终需要的数据(如图4和图5)。

图4

图5

二、后期数据处理，同样游刃有余

我们这里采用替换法来删除表格数据中的空格。

选定整个表格，单击“编辑”菜单中的“替换”命令，打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入一个空格，在“替换值”框中不输任何内容，单击“全部替换”按钮就可以了。

cico提示：若要对某一字段进行上述替换操作，只要在进行替换操作前选定该字段就可以了，否则会出现误替换的现象。

当然，有兴趣的朋友也可以通过编写相应的vba代码来清除表格数据中的空格，但对于一般用户而言，采用本文介绍的方法就足够了。

采用本文介绍的方法就可以保障获得的数据是我们最终需要的结果，即使是不熟悉excel操作的朋友也可以帮助录入数据，从而大大地提高我们的工作效率。

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