wps表格精华教程【百科全说】

网上关于wps表格的文章有很多，写这些东西真感觉到多此一举，但看到bntrees写的wps文字教程很好，同时问wps表格教程的人较多，因此鼓足勇气想写一下，希望能与大家互勉共励，共同学习。

另外，因我的软件中用wps表格做报表，这里面有很多技术性的问题，金山公司的员工给予我很大支持，因此这些东西也有感激金山之意。

因我业余时间写了些软件，这些软件占用了我很多的时间与精力，所以能认真的写这篇文章的时间有限，所以错误之处、不妥之处在所难免，望大家见谅并指正，我将尽快修改完善。

第一章 WPS表格简介

WPS表格是WPS OFFICE 2007的三个组件之一，它是一个电子表格软件，类似于微软公司的Excel，是应用众多的电子表格类处理软件之一。

一个WPS表格文件就像是一个账本，这个账本有64页厚，每页的页面上都是一张表格。这个表格有65536行，256列宽。我们就是在这些表格中录入数据，这些表格的大小不是固定不变的，而是可以调整的，它的行高与列宽都可以调整大小。另外，我们不仅可以在表格中录入数据，而且还可以进行复杂的计算、统计、汇总，甚至生成图表，然后打印输入出。

WPS表格启动后，界面如图1-1-1所示：

图1-1-1 WPS表格启动后的界面

对于界面中的菜单栏、工具栏等我们暂不做介绍，我们从窗口中的表格开始说起。窗口中最主要的部分就是表格了，它由很多的行与列组成，这些行与列构成了很多的格，在WPS表格里面称为单元格，如上图中的很多小格，这些小格都是单元格。表格的列分别用A、B、C、D・・・・・・Z，然后是AA，AB，……AZ，BA，BB……等来表示，表格的行分别用1、2、3、4・・・・・・来表示，这个表格共有256列，65536行，我们可以想像一下，这么大的一个表格足够我们存放下众多的数据，现实生活中我们哪里见过这么大的表格!

每个单元格都有个名称，如A列1行，它的名称是 “A1” ，同样的道理，C列5行的单元格称为 “C5” 。

单元格的名称可以在名称框中显示出来，单元格的名称框位于表格的左上角，如图2中红线标出来的部分，它显示了当前单元格的名称。

单元格中文字的输入即可以直接输入，也可以在编辑栏中输入，图1-1-2中的蓝线标出来的就是单元格的编辑栏。

图1-1-2 WPS表格的名称框与编辑栏

图1-1-2中，下部的紫色区域为页标签，这是64页表格中的3页，其它的可以通过菜单插入 --工作表来实现。如图1-3。

在图1-1-3中，又插入了2页，共5页。页数的多少可以根据需要来决定，如果显示太多却又用不到，显得特别的乱，因此表格页数是够用为佳。

图1-1-3

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附：

另外，因我的软件中用wps表格做报表，这里面有很多技术性的问题，金山公司的员工给予我很大支持，因此这些东西也有感激金山之意。

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第二章 WPS表格文字编辑(一)

一、文字录入

在WPS表格中的文字录入操作很简单，在WPS表格中有两种方法录入文字。

第1种方法：首先点击要录入文字的单元格，然后直接用输入文字即可，如图2-1-1。

图2-1-1

第2种方法：选中要录入文字的单元格，然后将光标移至编辑栏中，在编辑栏中输入要录入的文字，如图2-1-2。

图2-1-2

这两种方法都可以实现文字的录入，但第1种方法还直观，第2种方法适合录入较多的内容。另外，录入公式时也常在编辑栏中录入。

通过以上，我们可以在表格中录入任意的内容，如图2-1-3 。

图2-1-3

一点注意事项：我们输入下列内容，如身份证号码、1/4、001 等，对于这样的内容，wps表格会智能优化，身份证号码由于数据过大，它会以科学计数法的形式显示， 1/4 会显示为1月4日， 001会显示为1。对于这种情况有时很方便，但有时我们想输入什么就显示什么，此时可以先输入单引号 “ ' ”，然后接着输入即可，此时wps表格2007将不会再自作聪明。

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另外，因我的软件中用wps表格做报表，这里面有很多技术性的问题，金山公司的员工给予我很大支持，因此这些东西也有感激金山之意。

二、复制与粘贴

对于复制与粘贴，相信很多人都会，就是选中要复制的内容后，点击菜单编辑--->复制，然后将光标移动目标区后，再点击菜单编辑--->粘贴，即可以完成复制操作。此处对复制不做过多的介绍，主要介绍一下复制前的选择。

1.选择单元格

点击要复制的单元格，那么该单元格即处于被选中状态。然后进行复制与粘贴操作即可。

2. 选择多个单元格

如图2-1-3所示，如果要选择A3到D3，即A3：D3，那么将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：D3将被选中，效果如图2-2-1所示。

图2-2-1

选择A3：D4，将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：D4将被选中，效果如图2-2-2所示。

图2-2-2

选择A2，B2，B3，C4这4个单元格，这4个单元格不连续，用上述方法是选择不了的。此时需选按下CTRL键不松手，然后用鼠标逐个点击这4个单元格，那么这4个单元格将被选中，如图2-2-3所示。

图2-2-3

3. 选择整行

点击要选择的行号，那么该行整行将被选中。

图2-2-4

4. 选择多行

如要选择第1到第3行，我们可以点击行号1，然后将鼠标向下拖到，拖到第3行，那么第1至第3行将都被选中，如图2-2-5。

图2-2-5

5. 选择整列

点击要选择的列标题，如B，那么B列将被选中，如图2-2-6。

图2-2-6

6. 全选

也就是选择整个表格，点击A列左端，1行上端的全选按钮，如图2-2-7所示，点击此按钮，即可全选。

图2-2-7

7. 复制与粘贴

选中后，即可对选中的内容进行复制与粘贴了，粘贴时，注意被粘贴区域，被粘贴区域要与选择区域相同，如果不愿意再选择被粘贴区域，可以点击目标区的任一单元格，然后按粘贴按钮即可。对于整行或整列这种情况，一定要点击第1个单元格，否则不能粘贴，具体过程略。图2-2-8是一个进行了复制与粘贴操作的例子。

图2-2-8

图2-2-8中，黄色区域中的内容是完全相同的，此处进行了复制与粘贴操作。另外，B列与E列也是相同，此处进行了列复制。另外，我们还可以进行整个表的复制。

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三、表格行高列宽的调整

在WPS表格中，行高与列宽是可以调整的，当我们输入的内容过多时，我们常需调整表格的列宽，有时为了美化表格，也常常要调整表格的行高与列宽。

1. 调整列宽

如图2-2-6所示，A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1格中是容纳不下的，它已经挤到C1格中去了，此时我们需要调整一下A列的列宽。

方法1：将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处，光标变成左右箭头状，此时按下鼠标左键，左右移动鼠标即可调整A列的宽度。如图2-3-1所示。

图2-3-1

方法2：选中A列，点击菜单格式--->列--->列宽，弹出列宽窗口，如图2-3-2所示，在列宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适，多试几次即可。

图2-3-2

2. 调整多列的列宽

选中多列，调整方法同上。这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。

3. 调整行高

方法同调整列宽。略。

4. 最适合列宽

如果选择了最适合的列宽，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳，操作方法见图2-3-3所示。

图2-3-3

最后效果如图2-3-4所示。可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容，即不多余空间也能容纳的下。

图2-3-4

5. 列的隐藏

如果我们不想要图2-3-4中的C、D两列，我们可以选中此两列，然后点击菜单格式?>列?>隐藏，那么CD两列将被隐藏，打印时也将不打印。操作后如图2-3-5所示。

图2-3-5

注意图2-3-5中，B列后面E列，中间的CD两列被隐藏。

6. 取消隐藏

选中B、E两列，实际选中了B、C、D、E 四列，然后点击菜单格式?>列?>取消隐藏，那么C、D两列将取消隐藏。

第三章表格的美化

对于前面我们所制作的表格，一般情况下，是不令人满意的，我们可以通过一些操作，使用表格更加美观，打印效果更好。

一、对齐

如图3-1-1所示，单元格中的内容有的靠左，有的靠右，看着有些不太美观，下面我们自己来调整一下这些文字的对齐方式。

图3-1-1

选中要操作内容区域，即A1：D3，然后点击菜单格式--->单元格，打开单元格格式对话框，单元格格式对话框有6页选项卡，选择其中的“对齐”选项卡，界面如图3-1-2所示。

图3-1-2

在对齐页中，点击水平对齐的下拉按钮，从中选择居中，如图3-1-3所示。

图3-1-3

然后按确定按钮。完成后，我们所选中的区域中的文字将居中对齐，界面如图3-1-4所示。

图3-1-4

这是居中对齐，我们还可以仿着此方进行其它方式的对齐。如图3-1-5所示。

图3-1-5

另外，还有多种对齐方式，这里不再一一介绍。

二、表格的合并与拆分

图3-2-1

如图3-2-1所示，对于第1行，一般情况下我们希望A1到D1变成1个单元格，另一方面，希望它居中显示，用句属语叫做合并单元格。选中A1：D1区域，点击菜单格式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，选中合并单元格前面，然后按确定，如图3-2-2。

图3-2-2

那么选中区域的单元格将合并成1个单元格。效果如图3-2-3所示。

图3-2-3

合并后的单元格的名称为左上角的单元格的名称。如A1：D1这些单元格合并后，名称为A1 。

单元格合并后，再选中A1单元格，然后居中对齐就OK了。最终效果如图3-2-4所示。

图3-2-4

对于其它的合并操作，与此大同小异，如图3-2-5进行了多种合并，具体方法不再赘述。

图3-2-5

既然有单元格的合并，那就得有单元格的拆分了。选中要拆分的单元格，然后点击菜单格式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，去掉合并单元格前面的“√”，然后按确定即可完成。

三、设置文字的字体字号颜色

字体字号颜色是文字操作中的最基础的操作，相信很多人都会，此处仅简单的介绍一点点。

选中要设置字体的单元格，然后点击菜单格式?>单元格?>字体，弹出字体设置对话框，如图3-3-1所示，在此对话框中，我们可以设置字体字号颜色等。

图3-3-1

图3-3-2

图3-3-2中设置了字体字号颜色下划线等，另外，我们还可以设置其它的很多内容，这里不再一一赘述。

贡献者：wps狂 - 2008-05-09 22:07:00

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四、设置表格的边框

通过前面的知识，我们已可以制作下面的表格，如图3-4-1所示。但此表格在打印时，只有文字，没有表格线的，

图3-4-1

用句属语来说，就是没有边框，如图3-4-2所示。

图3-4-2

如果打印时想打印边框，那我们还得设置一下表格的边框。

选中A2：D6，然后点击菜单格式?>单元格，从弹出的对话框中选择边框，界面如图3-4-3所示。

图3-4-3

在此处，我们可以设置表格的边框。

点击外边框按钮，那么选中区域将增加外边框，如图3-4-4所示，可见A2：D6周围增加了外边框。

图3-4-4

同样的道理，我们点击图3-4-3中的内部按钮，那么选中区域将增加内部表格线，如图3-4-4所示。

此时的表格已基本符合一般的需要了。打印时，也带有了表格线。

对于边框的取消，我们可以重复点击这几个按钮，多试几下就知道了。

图3-4-5

另外，在设置表格边框时，还有一些常用的设置，此处，我们略作介绍。

1. 设置具体的每条边框

在边框设置窗口中，有如图3-4-6所示的一部分区域，我们仔细可以看一下图中的文字说明部分。

图3-4-6

点击按钮1 ，可以设置顶部边框的有无。点击按钮2，可以表格内部横线的有无。点击按钮6，可以设置表格内部竖线的有无。点击按钮 4，可以设置斜线的有无。其它的略。

如图3-4-7，表格内部没有横线。

图3-4-7

图3-4-8，表格中添加了斜线。(表格中的斜线，我很少用。)

图3-4-8

对于其它的几个按钮的示例，我们不再介绍，读者可自己练习一下。

2. 设置线条样式

表格线的样式一般情况是细实线，如果自己不喜欢，我们可以换一种样式，wps表格为我们提供了多种表格样式，如图3-4-9所示。

图3-4-9

我们先选中要采用的线条样式，然后再设置表格的边框就行了。如3-4-10所示。图中表格外框采用了粗线，内部横线采用了双横线。

图3-4-10

3. 设置线条颜色

线条的颜色默认是黑线的，我们还可以更改为其它颜色。点击图3-4-9中下部的颜色下拉按钮，我们可以选中自己喜欢颜色。选中颜色后，我们再设置表格的边框线条，那么新设置的边框将使用新设置的颜色。如图3-4-11所示。

图3-4-11

4. 一点小技巧

其实，我们设置表格边框时，很多时候没有必要选中全部内容。我们可以只选中一部区域，然后设置该部分的区域的格式。

如图3-4-12，这一个图中的第6行与第7行之间的横线为双线，这一个设置时就只选中了A6：D7这个区域，然后设置成双横线就可以了。

图3-4-12

五、设置表格底纹

底纹，实际上就是表格的背景颜色，设置好底纹后，可以使用表格更加美观，同时，也能对某些需特殊标识的内容作一标识。

注：如果打印时，你的打印机是并非彩色的，那么打印出来可就难看了。

下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如上图3-4-12所示，选中A7：D7区域，然后点击菜单格式?>单元格,选择图案页，如图3-5-1所示。

图3-5-1

选择单元格底纹的一种颜色，然后点击确定按钮。那么效果如图3-5-2所示。

图3-5-2

注：底纹的颜色最好不要太深，太深的话，有时看不清字。

到此，我们应能设置一个漂亮的wps表格文件了。

第四章 WPS表格文字编辑(二)

通过前面的介绍，我们应当能做出一个漂亮的wps表格文件了，但wps表格的强大功能远未表现出来，下面我们再介绍一下wps表格的强大的编辑功能。

一、wps表格文件的保存

当我们打开wps表格后，默认的新建了一个wps表格文件，该文件的名称叫做“book1.et”,如果我们再建立一个，那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字，如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。另起文件名的方法很简单，点击菜单文件?>另存为就行了。具体过程略。

二、wps表格多文档间的切换

Wps表格能打开多个wps表格文档，打开后，这些wps表格文档名称都显示在表格上面部，如图4-1-1所示。

较长4-1-1

当我们需要操作“0801考试名单.et”时，我们点击上图中第1个标签，当我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时，我们点击第2个标签。

如果大家不习惯这种切换方式的话，还可以采用任务栏式的切换方法。

操作方法：点击菜单视图?>文档切换方式?> 任务栏，那么打开的各个文档都显示在任务栏上，如图4-1-2所示。

图4-1-2

如果想换回文档标签的切换方式，点击菜单视图?>文档切换方式?> 文档标签即可换回。

注：采用文档标签方式的切换方式，是wps office 2007的一大特色，我们可以通过它方便的进行文档间的切换。

三、工作表的编辑

1. 添加工作表

在前面，我们提到过，一个wps表格文件相当于一个账本，这个账本有64页，wps表格文件创建时默认的是有3页，在实际应用中，如果觉得3页不够，我们还可以再根据需要添加，点击菜单插入?>工作表，打开插入工作表对话框，界面如图4-3-1所示。

图4-3-1

输入要插入的数目，然后点击确定即可。如下图所示，我们新插入了1个工作表。

图4-3-2

通过以上方法，我们可以插入很多个工作表，最多是64个。

2. 修改工作表的名称

工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3.... 。如果觉得这个名称不好，我们可以给它另起一个。右击要重命名的工作表的标签(如sheet1这几个字母处)，从弹出菜单中选择“重命名”，如图4-3-3所示。

图4-3-3

当我们点击 “重命名”后，sheet1 这几个字母变为可修改的，我们输入自己喜欢的名称即可，如“成绩表”，此处的重命名与windows中文件的重命名相似。修改的如图4-3-4所示。

图4-3-4

3. 移动工作表的位置

与移动纸牌游戏中的纸牌一样，点击要移动位置的工作表的标签，点击后按下鼠标左键别松手，左右移动即可，该页随着鼠标的移动而移动。

4. 删除工作表

右击要删除的工作表，从弹出菜单中选择“删除”即可。

5. 工作表颜色

从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项，我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。具体过程略。

四、查找与替换

查找替换是一个很常用的功能。在表格中的数据特别多时，我们需要查找某条内容，如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的，此时我们可以用查找功能来实现。

假如我们要查找“鲍瑞”，点击菜单编辑?>查找，打开查找对话框，界面如图4-4-1所示。

图4-4-1

在查找内容栏中输入“鲍瑞”，然后点击按钮查找下一个，即可查找到鲍瑞的内容，如果表格中有多个鲍瑞，那么我们再次点击查找下一个即可。

查找到后的界面如图4-4-2所示。

图4-4-2

替换的功能是不但要找到查找的内容，而且还要将其替换为其它内容。例如上例中，我们不但要找到鲍瑞，而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”，我们可以进行以下操作。

点击菜单编辑?>替换，打开查找与替换对话框，在查找内容中输入中“鲍瑞”，在替换为中输入“牛璐璐”，如图4-4-3所示。

图4-4-3

然后点击查找下一个按钮，那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中，点击替换按钮，那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。如果表格文件中有多个“鲍瑞”，并且想将他们全部用 “牛璐璐” 替换掉，那就干脆点击全部替换按钮，一下子就全部替换完成。

另外，查找和替换对话框中都有个选项按钮，这里面可以进行更复杂的设置，读者可以试一下。

五、数据的填充

1. 相同数据的填充

在录入数据时，往往有很多数据是相同的，如图4-5-1中的年级。

图4-5-1

对于相同的内容，在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。

具体方法：

先在A3中输入“六年级”这3个字，输入完后，A3格如图4-5-2所示。

图4-5-2

请读者仔细看一下，图中单元格的右下角，有一个小黑色方框，已用红圈标出。这个小黑框叫什么填充柄，

当鼠标移到填充柄上时，鼠标变成黑色的“+”型，表示可以填充数据了。此时，按下鼠标的左键，别松下，向下移动鼠标，我们可以看到，鼠标向下经过的单元格中，都自动填充了“六年级”这3个字。填充完后的效果与图4-5-1相似。

除了能向下填充外，还可以向上，向左，向右填充，填充方法与向下类似。

另外，除了填充1个单元格外，还可以将多个单元格中的数据进行填充。见图4-5-3。

图4-5-3

通过以上方法，我们可以快速地录入大量的相同内容。

2. 等差序列的填充

(1) 在wps表格中，内置了大量序列(如“1、2……”、“1日、2日……”等)，我们只需输入序列的前1，2个数据，其它内容可以通过填充柄来快速的填充，如图4-5-4。

图4-5-4

图中黄色区域为原始数据，下面的浅青色区域是通过填充柄填充生成的。

(2)其实，我们不仅可以实现序列的递增式填充，还可以实现递减式填充。递减式填充的方法也很简单，填充时，鼠标向左或向上移动，即可实现递减填充。如图4-5-5所示。

图4-5-5

图中的黄色区域为原始数据，浅青色区域为填充数据。

通过上例，我们可以知道，只要原始内容中包括数字，那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。

(3)差值不为1的序列的输入方法

图4-5-6

图中黄色区域为原始数据，选中原始数据后，通过填充柄向下拉，自动生成蓝色区域中的数据。这里面的规律请读者自已总结。

(4)自定义序列

通过前面的例子，有的读者可能看到除了带有数字的序列外，还有“星期一、星期二・・・・・・”那么还有没有其它的序列，这些序列我如何全部知道，我如何自定义我自己的序列?

答案是肯定的，wps表格中当然还有其它的序列，点击菜单工具?>选项，从弹出的选项对话框中选择自定义序列页，界面如图4-5-7所示。

图4-5-7

从图中，我们可以看到wps表格中有好多个序列，如“一月、二月・・・・・・”等。知道这些序列后，以后我们便可以填充它们了。

下面，我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。

第一步：点击新序列项。点击后，右侧的输入序列变为可用。

第二步：输入序列内容。注意不要输入到一行内。界面如图4-5-8所示。

第三步：点击添加按钮。

通过以上步骤，我们已经添加了一个新的序列。添加好后，我们便可以试一下了。如图4-5-9所示。

图4-5-8

图4-5-9

实例与技巧：用wps表格进行新生分班

假如有200新生，分成4个教学班，分别是一班、二班、三班、四班。分班要求是先将学生按总成绩排队，然后分成4平班，即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班，第5、6、7、8 名同学依次分到四班、三班、二班、一班，第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班，依此类推。对于此项工作，我们用wps表格可以轻松地完成。

第一步：先将学生按考试成绩从高分到低分排队。(假设这项操作读者已会，具体如何排队，我们以后还要再介绍。)

第二步：输入班，在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”，如图4-5-10所示。

图4-5-10

图4-5-11

第三步：选中C2：C9，即选中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”。如图4-5-11。然后向下拖动鼠标。那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”将向下填充。结果如图4-5-12所示。

第四步：将表格内容按班排序。(假设此项功能大家已会，我们将在以后介绍。)然后打印输出。至此学生分班已完成。

说明：

1. 分班的关键在于分成4平班，此过程中已分成4平分。

2. 如果要求各班男女比例相等。那么可以将男同学与女同学分成2个表，然后分别分班即可。对于更复杂的条件请读者自己想办法。

图4-5-12

3. 单元格内容的删除

选中要删除的单元格，然后点击菜单编辑?>删除，那么弹出删除对话框，如图4-6-1所示。

图4-6-1

删除对话框中有4个选项，其中的前两项用的较多，具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。

4. 单元格的清除操作

我们平时删除单元格中的内容，往往爱按下 “Del”键，按下此键是可以删除单元格中的内容，但我们再往此单元格中输入内容时，新输入的内容仍采用以前所设置的格式，如字体、字号、颜色等。如下表所示。

原格式

用“Del”删除了B2单元格

新内容，仍采用原格式

那么如何能连同格式也删除掉呢?方法很简单。

选中要删除内容的单元格，然后点击菜单编辑?>清除，清除菜单有4个子菜单，分别是全部、格式、内容、批注。

内容子菜单，那么删除的仅是单元格的内容，其格式仍然保存。Del键的功能与此相同。

格式子菜单，仅清除格式，清除后，文字内容仍然保存，但字体、字号、颜色等将采用默认值。如图4-7-4所示。

图4-7-4

批注子菜单，删除批注。

全部子菜单，包括以上3个功能。

5. 单元格的格式

单元格格式的内容很多，也很重要，它不仅影响到版面是否美观，有时还会影响到文字的录入。前面我们已经介绍了一部分功能，下面我们再介绍一下其它常用的功能。点击菜单格式 ?> 单元格，打开单元格格式对话框，该对话框中有6页，我们先看其中的第1页--数字。

(1)数字页

此页可以设置单元格中数字的格式。界面如图4-8-1所示。

图4-8-1

常规：即单元格格式不包括任何特定的数字格式。

我们录入的内容，如果不加特殊指定，即是这种格式。

数值：用于数字的表示。[技巧：图中红圈中内容，选中B3后，B3的内容将作为示例。]

图4-1-2

在数值项中，我们可以设置小数位数，可以决定是否使用千分位分隔符，可以设置负数的显示方式。见图4-8-3。

图4-8-3

货币：用于表示一般的货币数值，除了具体数值格式的属性外，还可以在数值前面加上货币符号。见图4-8-4。

图4-8-4

会计专用：类似于货币，但少了负数的显示格式。

日期：可以将日期与时间类的数据显示为日期值。

例如：2008年1月24日，可以显示为2008-01-24，还可以显示为24-01-2008等，具体显示为哪一种，我们可以在日期类型中进行设置。

日期的类型有多种，见图4-8-5。

图4-8-5

显示效果，见图4-8-6。

图4-8-6

时间：类似于日期。

百分比：设置此格式后，数值将变为百分比格式，如0.8 变为80%，1.5变为150% 。另外，我们还可以设置小数位数。

图4-8-7

如图4-8-7中，A1与B1的值是相同的，但A1是常规格式，B1为百分比格式。

分数：将数值以分数形式显示出来。见图4-8-8。

图4-8-8

科学记数：数据将以科学记数法的形式显示出来。见图4-8-9。

图4-8-9

特殊：也就是特殊的格式了，这也是wps表格所特有的，适合中国人办公的地方。具体效果见图4-8-10。

图4-8-10

6. 单元格中文字的换行与字体填充

在单元格格式对话框的对齐页，有自动换行与缩小字体填充两个选项。

选中这两项可以实现特殊效果。

选中自动换行后，可以在一个单元格中实现多行显示。

选中缩小字体填充后，可以将文字字体缩小，使其正好填充在单元格中。

图4-9-1

图4-9-2

实例练习：制作带斜线的表头

带斜线的表头，在实际制表中经常出现，见下图4-9-3，在wps文字2007中是可以轻松的制作出来的，其实在wps表格2007中也是可以很容易的制作出来的。

图4-9-3

制作过程见下图4-9-4。

图4-9-4

第1步：输入内容。

第2步：在前面加入适当的空格。

第3步：将该单元格设置为自动换行。

第4步：调整单元格的宽度，使用其出现图4-9-4中第4步的效果。

第5步：加入斜线。点击菜单格式?>单元格，选中边框页，加入斜线。

7. 设置单元格中文字的方向

在wps表格中，文字除了可以横排外，还可以竖排显示，甚至可以倾斜任意角度。见图4-10-1。

图4-10-1

它的实现方法很简单，在单元格格式对话框的对齐页，有文字方向选项。设置很简单，读者一试便知。具体过程略。

8. 单元格的底纹图案

单元格中除了可以设置颜色外，还可以设置图案，在单元格格式对话框中，选择图案页即可以设置图案，见图4-11-1所示。

图 4-11-1

具体过程略。

第五章用公式与函数进行计算

Wps表格不仅有强大的文字排版功能，还有强大计算能力，这也是人们对其非常钟爱之处。下面我们介绍一下用wps表格来进行数据的计算。

一、利用公式计行计算1. 最简单的公式

我们先从最简单的入手，先看下面的例子。

图5-1-1

图5-1-1中要计算学生的总分，也就是总分=语文+数学+英语。在F3单元格中，我们输入时，在编辑栏中输入“=87+90+97”，然后按下回车键，那么这3个数相加的结果便可计算出来，同时填写到F3单元格中，见图5-1-2所示。

图5-1-2

然后一个个学生挨着写即可。

注意：

1. 写公式时要切换到英文状态。不能在汉字状态下输入英文。

2. 要先输入“=”才有效。

3. 在单元格中与编辑栏中输入均可。但输入完，编辑栏中显示公式，单元格中显示结果。

根据经验，如果录入了公式，最好是在编辑栏中编辑。

4. 公式中可以输入常用的数学运算符，如 + - * / (),公式遵循数学公式法则，先乘除，后加减，如果有括号，则先计算括号中的内容。公式中没有大括号与中括号，可以用( )嵌套来代替。由于计算机中没有设置 “× ÷”符号，因此这两个符号用“* /”来代替。

2. 带地址的公式

上面的公式中，虽能计算出结果来，但读者可能觉得这么写太麻烦了。有没有简单些的办法呢?答案是：有。

F3单元格中，我们还可以这样写 “=C3+D3+E3”。C3的值是87，D3的值是90，F3的值是97。我们写它们的地址来代替它们是完全可以的，并且还有比直接写数值更好的地方。见图5-1-3。

图5-1-3

附：见图5-1-4 中的公式。这里面的公式较复杂些。

图5-1-4

3. 其它内容的填充

对于上面的例子，我们只计算了一条，对于下面的内容，如果再一条条的写公式，就显得有些麻烦了。我们可以通过填充柄来填充。

方法是选中写好公式的单元格，然后用鼠标向下拖，那么鼠标经过的区域都自动填充好了公式，也就是都计算出结果来了。见图5-1-5。

图5-1-5

说明：填充时，wps表格能自动填充公式，并且公式中的地址做相应的变化。见图5-1-5中的红圈中所示。

用公式还有另一个好处，就是如果数据输入有错误，当我们更正好，范是与该地址有关的数据都将自动更正。

举一个例子，如图5-1-5中的C3应当是78，我们改成78之后，后面的总分自动变成265。

见图5-1-6所示。

图5-1-6

通过前面的简单叙述，读者应当能编辑公式了。通过公式能完成很多的计算，并且准确无误。

再看一个例子，计算每位同学的平均分。

平均分就是总分除以3了。我们在G2中输入平均分，在G3格中输入 =F3/3 ，即可求出该行的平均分。

见图5-1-7所示。

图5-1-7

另外，我们输入 =(C4+D4+E4)/3 也是可以的。

二、利用函数计处计算Wps表格对于数据的处理，并非仅表现在求和，求平均数等这些简单的运算上，它还能进行非常复杂的运算，甚至还可以用它来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。这些强大的功能都离不开---- 函数。

另外，公式中是可以嵌套函数的。

用函数的好处另处，一是书写简单，二是使用函数还可以达到我们用公式难以实现的功能。

在学习函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解，如图5-2-1所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左括号、以逗号分隔的参数和右括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面输入“=”。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。

图5-2-1

公式也是在编辑栏中输入的。

下面我们以简单的例子来介绍函数的应用。

在wps表格中，有一个求和函数SUM,它的用法是 SUM(Number1,Number2,...),它返回指定区域中所有数值的和。

在前面的例子中我们用公式进行了求和操作，现在我们用SUM函数来进行求和操作。我们在编辑栏中可以这样输入

=SUM(C4,D4,E4) ,它的效果等同于 =(C4+D4+E4),我们也可以这样输入 =SUM(C4:E4) ，因为C4:E4 就是 C4+D4+D4 。

见图5-2-2所示。

图5-2-2

下面我们看一下更为复杂些的求和，见图5-2-3。

图5-2-3

我们在 J4单元格中可以输入 =sum(C4:I4) ，还可以输入 =sum(c4,d4,e4,f4,g4,h4,i4) ，还可以这两种方式混合着写，如 =sum(c4,d4:f4,g4:i4)，还可以直接输入数字，如=sum(78,d4:f4,g4:i4)，以上输入法最终效果都是相同的，具体用哪种可以根据个人爱好决定。

求出J4的值来后，我们可以通过向下拖动的方法来求其它同学的总分，这与公式的用法是一样的。

这是我们用函数进行简单的数据计算，希望读者能看明白。

三、常用的一些函数简单介绍

Wps表格中提供了多种函数可以供我们使用，下面我们简单的介绍一些。

1. 求平均数函数 average( )

我们先看一下该函数的介绍，点击菜单插入?>函数，打开插入函数对话框，界面如图5-3-0所示。

图5-3-0

选择 AVERAGE，那么下面有该函数的介绍，见图中红色区域。

AVERAGE(number1,number2,・・・) ，它返回 number1,number2,…这些数的平均值。

注：number 是数的意思，number1,number2即数1，数2的意思。

这个函数看明白后，点击取消，关闭该窗口。(如果点击确定的话，那么插入了函数，它后打开一插入函数的向导，引导我们插入函数，但现在这些对于我们还不便于理解，所以先点取消，其它的以后再介绍。)

知道该函数如何用后，我们便可以使用它了。见下图5-3-1。

图5-3-1

注：=average(c4:c6) 相当于=average(c4,c5,c6) 。

这是我们手工输入函数，下面我们以上例来看一下如何插入函数?插入函数比手工输入有很多优点。

第一步：选中要插入函数的单元格C7。

第二步：点击菜单插入?>函数。打开插入函数对话框，选中要 AVERAGE 。

第三步：点击确定按钮，弹出插入 AVERAGE的向导。见图5-3-2所示。

第四步：选中 C4：C6区域。见图5-3-3所示。

图5-3-2

图5-3-3

第五步：点回车键确认完成该函数的输入。按回车键后，即可计算出结果来。见图5-3-4。

图5-3-4

2. 求最大值函数 max ( )

先来看一下该函数的介绍，打开插入函数对话框，从选择类别中选择全部，然后从下面的函数表中找到 max 函数。那么下面显示出该函数的介绍。见图5-3-5所示。

图5-3-5

Max(number1,number2,・・・) 即max(数1，数2，・・・) ，它返回数1，数2，・・・中的最大值。

在C7中输入=max(c4:c6)，那么C7中的值为C4：C6中的最大值。见图5-3-6所示。

图5-3-6

如果输入的是=max(C4:E6) ，那么值就是 97 了。

3. 求最小值函数 min ( )

该函数的用法与max( )相似，只是结果返回的是最小值。

通过以上几个函数，我们可以求出图5-3-7的分析数据。

注：图中只在C列中输入了公式(或函数)，右边的那几列是向右拖动自动生成的。

图5-3-7

(2008年1月25日夜)

4. 统计函数 count( )

该函数用来统计指定区域中有数字的单元格的个数。如图5-3-8所示。

图5-3-8

图5-3-8是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键，那么总人数就计算出来了。见图5-3-9。

图5-3-9

Count( ) 函数统计的是指定区域中有数值的单元格的数量，如果单元格中没有内容，将不被统计，见图5-3-9中的C列。

5. 带条件的统计函数 countif( )

先看一下该函数的介绍。 COUNTIF(range,criteria)，计算区域中满足条件的个数。Range:区域的意思，criteria：标准，条件之意。

图5-3-10中统计了及格人数，range是 B3:B9 ， criteria是">=60" 。

注意：条件要用英文状态下的一对双引号作标识。

图5-3-10

有了以上数据后，我们就可以计算极格率了。

举一翻三：统计60分到80分之间的人数。对于这项要求，乍一看无法解决的，其实仔细考虑一下，也能解决。只是用了两次该函数。

我们可以这样写公式： =COUNTIF(B3:B9,">=60")-

COUNTIF(B3:B9,">80")。即用60分以上的人数- 80分以上的人数。

6. 求字符串函数 left( )

先来看一下该函数的说明。Left(text,num_chars) ，从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。

Text:文本的意思，numb是数缩写，chars字符的意思。

下面我们通过一个例子来看看该函数的用法。见图5-3-11。

图5-3-11

在上面的例子中，text是A3，num_chars是3，也就是从A3单元格中取出左边1个字符来。A3的值是“白天雨”，左边1个字符是“白”，那么E3的值就是“白”了。

如果写成=left(A3,2) ，那么值就是“白天”了。

7. 求字符串函数 right( )

这个函数与 left( )的功能完全相反。所以不做过多介绍，看下面的实例图5-3-12。

图5-3-12

记得中考时，学生的排序是按名称的最后一个字来排的，此时用right( )求出了最后一个字，然后我们就可以按它来进行排序了。(排序在后面的章节中介绍。)

如果写成 =RIGHT(A3,2)，那么求出来的将是 “天雨”了。下面的也是2个字的名称了。

8. 字符串函数 mid( )

该函数可以求出字符串中间的字符。我们看一下介绍。

MID(text,start_num,num_chars)

从文本字符串中指定的位置开始，返回指定长度的字符串。

Text:文本的意思，start_num：开始位置，num_chars：字符个数。见图5-3-13的实例。

图5-3-13

上图中：text为A3，start_num为2，nub_chars为1。即求A3单元格中从第2个字符开始往右数，数1个的字符。

9. 求字符的长度函数 Len( )

该函数可以求出指字的字符的长度。见图5-3-14。

图5-3-14

10. 三角函数 sin( ) cos( )

这是求指定弧度的正弦函数与余弦函数。如果想计算角度的正弦或余弦，要先转换成弧度值。见下图所示。

图5-3-15

以上介绍了几个简单的函数，算是引玉之砖，希望读者能对wps表格的函数有个初步认识，由于wps表格提供的函数众多，有的还很专业，不可能逐一介绍。其它的函数可以由读者自己研究掌握。由于每一个函数的下面都有中文介绍，相信学会它们应当不是什么难事。

Wps表格的函数的是十分强大的，我们可以用它完成复杂的计算统计，希望这些函数的应用能为你的工作带来方便。

附：理论是能解决的问题，在wps表格中应当也是能解决的。曾有很多网友向我咨询与wps表格函数有关的问题，很多看似无法解决的，最后都得到了解决。

第六章数据处理

这里将向你介绍排序、筛选、分类汇总、有效性等几个常用的功能。

一、数据排序

在用wps表格2007制作数据表格时，我们可以用其强大的排序功能来实现数据的处理。如学校考试完毕后常需对学生的考试成绩进行排队，也就是排序。

1. 简单的排序实例

下面我们以实例来介绍wps表格2007的强大排序功能。

图6-1-1

要求：如图6-1-1所示，我们将A表中的成绩表按总分从高到低进行排序，然后加入名次，制作成B表的模样。

第一步：选择数据源，即要排序的数据。此例中我们选中A3：D9。选中后界面如图6-1-2所示。

图6-1-2

第二步：排序。点击菜单数据 ?> 排序，打开排序对话框，界面如图6-1-3所示。

图6-1-3

第三步：选择主要关键字

由于我们想按总分按从高到低的顺序排序，那么总分就是主要关键字了。总分位于D列，所以我们的主要关键字应选择列D 。选中后，界面如图6-1-14所示。

图6-1-4

第四步：选择排序的升与降方式

在主要关键字的右边有升序与降序，由于我们是按分数从高到低排列的，因此这儿应当选择降序。

如图6-1-4所示。

第五步：点击确定按钮，完成排序操作。完成排序后，界面如图6-1-5所示。

图6-1-5

至此，我们已按要求完成了排序操作。

第六步：填充名次。

在E2中输入“名次”2 个字，在E3：E9中填充“1、2、3・・・ ”。对于填充“1、2、3・・・ ”各位不要说不会呀，前面已在数据的填充中作为详细介绍。

至此，我们已按要求完成排序。最终效果如图6-1-6所示。

图6-1-6

贡献者：wps狂 - 2008-05-28 21:18:42

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2. 改进的排序实例----有标题行

下面我们用另一种方法来进行排序。这种方法比刚才介绍的有些改进。

第一步：选择要排序的数据源。

此时我们选中A2：D9，即多选了标题行。此步与先前介绍的方法不同。选中后界面如图6-1-7所示。

图6-1-7

第二步：打开排序对话框。点击菜单数据 ?> 排序，打开排序对话框，界面如图6-1-8所示。

图6-1-8

注意：排序对话框的下部有列表选项，包括有标题行与无标题行两项内容。如图6-1-8所示。

因我们选择数据源时，选择了第2行，即标题行，所以此时，我们选择有标题行。

第三步：选择关键字

当我们选择了有标题行后，主关键字下拉按钮中的内容发生了变化，主要关键字中有多个选项，它与第2行是相对应的。如图6-1-9所示。

图6-1-9

因为我们要按总分排序，所以此处主要关键字，我们选择总分。

注：这就是与第一种排序方法的不同之处，这儿显示的是标题，而不是列A、列B之类的。这种方法更直观，更不易出错。

剩下的操作与第一种方法相同了，不再赘述。

3. 排序实例----带次要关键字在按总分排序的时候，有可能有的同学总分是相同的，对于总分相同的，我们可能有另一个条件，即按语文进行排序，语文分高的排在前面，语文分低的排在后面。

那么语文就属于次要关键字。关键性的设置见图6-1-10。设置了次要关键字，与次要关键与的升降序。

图6-1-10

图6-1-11

图6-1-11中，有两个人的总分相同，图中两个表分别是按语文的升降序排列的，略有不同。

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