word中如何根据性别自动插入称呼
在企业制作邀请函或者通知书的时候,有时候需要根据性别自动插入先生或者女士这类称呼,如何自动识别并插入呢,只需要利用Word中邮件合并,添加规则即可。
操作方法
- 01
准备工作 准备好两个文件,一个是Word文档,内容为固定模板格式,另一个是Excel数据,内容包含不同个人信息
- 02
开始邮件合并 先启动outlook,在邮件/开始邮件合并中,按照开始邮件合并-选择收件人-编辑收件人列表的顺序选择需要发送的对象。
- 03
插入合并域 光标定位在Word文档中需要插入内容的地方,在邮件/编写和插入域中找到插入合并域选项,下拉列表中选择需要插入的字段,单击确定插入即可。
- 04
添加规则 邮件/编写和插入域/规则,打开规则对话框,按照"如果性别等于男,则插入先生,否则插入女士"的规则输入内容,单击确定即可
- 05
预览效果 插入域,并添加规则后,点击预览结果查看效果,若内容不满意,可返回修改,例如:姓名字体太小需要加大字号并加粗,可以选中姓名、先生,在开始选项中设置字体并加粗显示即可。
- 06
完成合并 前几个步骤完成,检查无误后,可以单击完成并合并,合并的方式有编辑单个文档、打印文档、发送电子邮件等三种
赞 (0)