PPT制作简报技巧

这篇稿子原是90年7月在政治大学「研究方法」研习营「信息搜集与信息组织」的教材，是个人的心得，挂上网是希望大家能给我建议和指教，文章是永远没有写完的时候，网页的好处是我有了新的学习或体验，或接到「顾客」的赐教，我都可以随时将内容加进来。

一、前言

我们不知道看过多少人做演示文稿，听过多少场演讲，相信大家也都做过演示文稿，被邀请演讲无数次!演示文稿，多么容易的一件事!以前我不这么认为，现在还是无法这么告诉自己。

演示文稿的目的在传达讯息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片;有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读;有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好象是在教演示文稿软件;也曾经有过经验，听完一场演讲回来，我竟不知道演讲者长什么模样，因为他始终和我们一样看着屏幕自说自话，我只能看到他的背景。

到底一场成功的演讲该注意那些细节，一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合，借着这次研习的机会，将初步的汇整结果与大家分享，也请大家不吝指正。

二、演示文稿成功的关键

演示文稿成功的关键可以归纳为内容、态度/形象、和声音三部份。请您猜猜看那项是演示文稿成功的关键呢?想想我们每次为了演示文稿搜索枯肠地找资料写脚本，答案当然是内容??

错，我们辛辛苦苦准备的内容只占7%;演示文稿成功最主要的关键是能度/形象，占了58%;其次是声音，占35%。回想一下所谓的名嘴，那么这层道理也就不说自明了。

小记：还记得有一次去听一场智能财产权的演讲，因为初初接触这个领域，这演讲者的身份背景都不是很清楚，只是觉得题目很有兴趣就walk in，结果那位演讲者真是令我惊讶，他是穿了西装，可是皮带有一大截在外头晃，衬衫我不知道他是要扎进去还是放出来，要是我这样妈妈和所有可以念我的人都会叫我把衣服扎好，我开始怀疑，我要不要听他的演讲?理智告诉我不可以以貌取人，所以我还是坐下来了，没错，他的演讲正和他的穿著一样的sloppy，投影片有做的说不细讲，讲的说没有做投影片。

演示文稿是说服的艺术，要说服观众接受我们的观点，首先要抓住观众的注意力，然后帮助观众清楚地了解我们要传达的讯息，引导观众同意我们的观点，最后建立共识。

做为信息时代的演讲者，可以运用信息科技来帮助我们建构讯息，

三、成功演示文稿七步骤

(一)观众

如果能够事先知道观众的基本信息，那么在设计演示文稿讯息时，就可以将观众的特性融入演示文稿中。观众为什么会来听我们演讲，想从我们的演讲中得到什么?我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求?观众的人数有多少?

观众对主题的熟悉程度如何?所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉?观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高?如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉，我们还讲众人皆知的基本观念，是会让人很厌烦的;反之，如果我们的观众对主题一点也不熟悉，而我们一下子就切入核心，让观众一头雾水，或者满口听不懂的专有名词、英文简称，让观众充满挫折，那么观众也不会赞美我们的。

所以，根据观众分析来准备演示文稿内容，需要为观众建立背景知识时，请大方地加以解释，再把焦点拉回主题，让所有观众都能同步。所以，也不要在中途塞给观众太多的参考资料，这样观众会分心，还跟不上进度，请把所以补充资料全部放在最后面，甚至另外制作附录，让观众带回去参考。

(二)讯息

演示文稿最主要的目的是传达讯息，所以的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在演示文稿中出现。

演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。

文字的使用

善用PowerPoint的演示文稿设计模板，可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服观众的是我们，所以不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。我们可以从行销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是演示文稿投影片就好了，要有我们演讲才成功。再从智能财产权的角度来说，如果投影片的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性;君不见著名的演讲者，一套投影片走天下，场场瀑满，没有人嫌投影片一样，因为诠释不同。

所以制作投影片请掌握Magic Seven原则，每张投影片传达5个概念效果最好，7个概念人脑恰恰好可以处厘，超过9个概念负担太重了，请重新组织。(7士2=5～9)

字体大小

投影片的字体要大、行数要少，为什么，请看下图便知分晓：

记住：我们是来演讲，不是来做视力检查!

字体大，行数自然就少，当然就符合Magic Seven原则!

我的建议是：

大标题至少要用44点以上的字，如果会场很大、很深的话，点数最好再提高。

还有，千万别忘了，投影片的大小标题，请尽量用粗体，不要说我在计算机屏幕上看很清楚啊!我们是要投影出来给观众出来给观众看，而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。

另外，除非是自备notebook，否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计，因为会场的计算机可能无法支持，千万不要冒这个险!

标题的使用

标题是每张投影片的主轴，请简洁有力地传达每张投影片的重点，最好是以5～9个字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，就算挤得进投影片，也挤不进观众的脑中，而后者显然是比较重要的。

因为标题只能取5～9个字，所以冗赘之字就无须出现，例如：「的图形」(难到我们画得让观众看不出来是图吗?)「百分比分析」(由表中不就看出来了。

其实每张投影片就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是不会出现超过两、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。

勿用标点符号

既然投影片就是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是可以直接省略。

投影片上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，所以大部份的标点符号都是多余的。

至于括号，也尽量少用，特别是在标题上若加上括号就好象在大庭广众咬耳朵一样，如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中，这样可以让我们的标题简洁有力。

缩写的使用

用英文缩写字可以让演示文稿内容更精简，更专业!

那可不一定，缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用，所以除非我们非常确定觏众的背景，否则还是将全文拼出较佳。

还好，演示文稿不像看书或文章，我们希望带着观众跟着演示文稿的进度走，所以不能期望观众在第二张投影片学会的缩写就能马上应用到后面，更别提有很多人演讲是会迟到或神游的。

数字的使用

数字会说话，所以善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好，因此，统计数字也是演示文稿常用的信息。

在演示文稿中引用统计数字时，投影片中宜以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘泥于精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想，只有在特殊目的的时候，才需要使用精确数字。

关联信息的使用

信息透过时间和空间的关联，更具意义，所以流程图、组织图、时间表、timelines，都可以让信息更为生动，Visio是很好的辅助工具。

图表的使用

表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能说故事，换句话说，图表只须标题，请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作，千万不要让计算机做，要让睿智的我们来发挥。

如果怕到时紧张遗漏了重要的信息，请把要讲的内容打在备忘稿中。

动画的使用

我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统计数字，此时我们也可以多点创意，以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。

信息来源

演示文稿也应该尊重智能财产权，注明资料来源一来表示我们所引用信息的权威性，二来也彰显我们的专业。

在演示文稿中可以建立自己的风格，将信息来源固定安排在投影片的固定地方，如此一来，我们演讲的时候不用再花宝贵的时间去交待信息来源，观众就会自己在投影片的适当位置取得所需信息。投影片中的信息来源也应该采用标准书目格式，以免挂一漏万。

例：放在每张投影片的最下方

(三)组织

投影片的内容要怎么安排呢?其实一场演示文稿就是在说一个故事。首先自我介绍，然后告诉观众将要听到一个什么样的故事，接下来把故事说给听众听，再强调一下故事的意涵，然后帮观众回忆一下今天聪到了一个怎样的故事，最后当然是谢谢观众的参与??

开场白(Introduction)

好的开始是成功的一半!第一张投影片要充份彰显占演示文稿成功关键58%的态度和形象，要表现我们很高兴来演讲而且尊重顾客，所以投影片的最上方要标明主办单位或是会议名称;接下来要表现我有资格来做这场演讲，所以要标明姓名、职称和服务单位或是专长。

演讲是无形的，未免船过水无痕，通常主办单位都会印制讲义发给与会者参考，我们是不是曾经拿出一份讲义觉得很有参考价值，可是却忘了是怎么拿到的，我甚至还有拿过讲义第一页只有题目几个大字而已，怎么想都想不起来是主讲人是谁。千万不要让这样的事情发生在我们身上，请检查一下，第一张投影片中是否提供下列完整的信息：

有了上述完整信息，不管我们的讲义流落何方，拿到讲义的人永远有足够的背景信息知道我们是在何时何地做这场演讲，甚至听讲的对象也都意涵其中;更重要的是，当有人要引用讲义中的内容时，也有足够的书目信息，就没有理由不把credit归给我们;再从行销的角度来看，有人拿到这份讲义觉得内容很精彩，不用打听马上就有足够的信息与我们连络了。

例：

预告(Preview)：告诉听众我们接下来要讲什么

准备一张投影片标示内容大纲，当然如果能以图标更念人印象深刻。所以如果是研究成果发表，可以研究流程做Preview，如果是两、三个小时的演讲，可以此preview投影片串场，帮助观众掌握进度。

例：

说明主要的和次要的概念

讲给听众听。观众是来听演讲或报告的，所以我们要用讲的，就像是说故事一样，从「很久很久以前......」开始，然后........，「后此王子与公主过着幸福快乐的日子」。让观众可以很轻松地听完整场演讲，所以我们要帮助观众把核心概念凸显出来，让观众不费吹灰之力就捉住重点。

(四)练习

演讲都有时间限制，好的演讲者要能控制时间。切记，千万不要拖延时间，就算是前一位演讲者暂用了我们的时间，我们还是要尽可能地准时结束，尤其是当我们是最后一位演讲者时，因为观众不会记住之前谁拖延时间，只会记得我们暂用他们的宝贵时间。

要能有效控制时间需要练习，而且要知道每张投影片所花费的时间。PowerPoint有排练的功能，只要按一下 [投影片放映]菜单上的[排练时间]即可。接下来仿真演讲实况，PowerPoint就会自动记录每张投影片所花费的时?。使用[排练]对话框中的不同按钮暂停放映投影片、重新播放投影片、以及换到下一张投影片。 PowerPoint 会记录每一张投影片出现的时间，并据以设定放映的时间。当完成排练之后，可以接受该项时间设定或重新试一次。

大概没有多少人会真的这样照表操课，但是至少照着讲稿演练一遍，可以估计一场演示文稿约花费多少时间。

(五)讲义

演讲是无形的服务，所以要加以有形化，最具体的有形化就是提供讲义。讲义通常是将投影片的内容印出来给观众，通常投影片都是彩色的，但是讲义却只能印黑白的，所以在印制投影片之前请先以灰阶预览的功能检视一遍，看看有没有黑白无法显示的内容，有的话应补全。另外，若有演讲效果的设计，则打印投影片时，应将相关投影片隐藏起来，如穿插的笑话或互动的问题与解答。

至于讲义该在演讲前发或是演讲后发呢?大部份都是演讲前发，但是有时考虑演讲效果，也可以在演讲后才发，让观众专心听演讲，尤其是交互式、参与式的演讲。

讲义是要加深观众的印象，所以以清楚易读为原则，虽然PowerPoint有一页打印六张投影片的功能，但是印出来每张投影片都看不清楚，那又何必提供讲义呢，只是徒具形式而已!所以原则上是以每页打印两张较为清楚，有些投影片有精致的图表时，应一张打印一张投影片。

小记：我们可以把一件事情做「完」，也可以把一件事做「好」;让我们试着把每一件事都做「好」，相信世界会更美好。

(六)开讲

终于上场的时间到了!第一原则，请提早到

透明片其实是很棒的演示文稿工具，可以面对观众演示文稿，可以不用太多科技能力，把全付精力放在观众和内容上。遇有状况，时间缩短，可以立即调整投影片，不会手忙脚乱。

?然投影片我们都用过了很多次，但是每个场地的屏幕架设方式不同，但是还是以横式投影为多，所以投影片请制做横式。投影片的更换是手动，要自然而平稳，就必须用点心，首先要把每张投影片正反面、顺序都排好，加上护套以防静电作用;在演讲前试放，找到放置的最佳位置，做暗记，这样就可以确保每张投影片放上去都平稳适当，无需上下左右移动调整。

受到邀请做演示文稿是一件非常光荣的事，要优先表达，有主持人要谢谢主持人的介绍，观众有重要人物加以致意，尽量能提到几位听众的姓名。

接下来用开场白赢得注意，尽量建立主题与听众的关联性，可以以一个问题开始，但是问的问题要与观众的需求相关，引起观众的注意。

适时感谢观众的与与，永远说「我们」，而不要用「你们」，因为「我们」表示和观众是同一国的;而「你们」是观众一国，演讲者自己一国，太孤单了。

永远面带微笑，因为来演讲是很令人高兴的一件事;用友善的语调做演示文稿，不要让观众感到威胁或惊吓，让观众感受到来听演讲也是一件舒服高兴的事。

要谈听众感兴趣的事，因为焦点是观众，所以要讲的是观众感兴趣的事，不是我们感兴趣的事，多举例子和经验，直接与听众沟通。

目光接触，看着观众就像面对面说话一样，请千万不要一直问听众：我这样讲你们懂不懂?会不会? 知不知道?这样观众会夺门而出的。

(七)检讨

同一个主题我们可能不只一次演讲的机会，所以每次演讲完就把这次演讲中值得改进的地方加以修正，如果是投影片内容有需要增删的，立即修改，下回接到类似主题的邀约时，就事半功倍了。

谢谢大家耐心观看，本文到此结束!