Office文档缩放打印三招

最近,小贾碰到了一个难题,事先编辑好的一张Excel表格,恰好容纳在一张B4纸上,现在需要将纸型改为A4,但仍要打印在一张纸上,这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上,实在有些麻烦。于是,小贾选择了一个笨办法,将表格打印到B4纸上,再使用复印机缩小到A4纸上。

其实,当遇到这样的问题时,大家不必如此兴师动众,因为我们有以下简单的处理方法。

让Excel按照纸张的宽度和高度打印

1.启动Excel,打开需要的工作簿文件,单击相应的工作表。

2.在“文件”菜单上,单击“页面设置”,再单击“页面”选项卡。

3.在“纸张大小”框中,将原来的B4设置为A4,然后在“缩放”栏下,选中“调整为”,将“页宽”和“页高”两个输入框中的数字都设为“1”(图1)。


图1

4.单击“确定”按钮。现在,再打印这张Excel表格,一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上,在进行上述设置后,Excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比,可以通过打开“页面设置”对话框,在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置,那么在使用“调整为”选项后,它们将被忽略。

让Word按纸张大小“缩放”打印

小贾遇到的问题是Excel表格的“缩放”打印,如果你编辑的Word表格遇到了同样的问题,解决的办法与Excel有所不同。具体方法如下:

1.启动Word,打开需要的文档。

2.在“文件”菜单中,单击“打印”命令。
3.在“缩放”栏的“按纸张大小缩放”框中,选择“A4”纸型(图2)。


图2

4.单击“确定”按钮。

当为了打印而“缩放”文档时,改动只发生在打印时,Word并未更改文档本身的设置,这一点与Excel不同,因为Excel同时改变了对工作表的设置。对Word而言,上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例,可在“工具”菜单上单击“选项”,然后单击“打印”选项卡,选中“允许重调A4/Letter纸型”项。

打印机自动按纸张大小打印

或许,你编辑表格所用的软件没有提供“缩放”打印的功能,比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢?此时,我们可以直接求助所用的打印机,将打印机设置为缩小打印。现在,我们以EPSON Stylus Photo 1290打印机(操作系统为Windows XP SP2)为例进行说明。

1.单击“开始”,选择“设置”,单击“打印机和传真”。

2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机,然后选择快捷菜单中的“属性”。

3.在“常规”选项卡中单击“打印首选项”按钮。

4.进入“版面”选项卡,勾选“缩放”项,同时选中“充满”,然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸型。

5.依次单击“确定”按钮,关闭各个对话框。

经过上述设置之后,当进行打印时,系统将自动对打印的内容进行“缩放”以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是,如果以后不需要将打印内容“缩放”到A4纸上,需要按上述操作取消对“缩放”项的选择,否则打印机将一直进行“缩放”打印。

将文档进行“缩放”打印既省去了调整的麻烦,又能够减少纸张的浪费,何乐而不为呢?

(0)

相关推荐

  • Office文档缩放打印三妙招

    许多人曾经遇到过一个难题,事先编辑好的一张Exce1表格,恰好容纳在一张B4纸上,现在需要将纸型改为A4,但仍要打印在一张纸上,这可让人犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A ...

  • 怎么使用Excel文档缩放打印功能

    Excel文档常常被用来统计数据,当数据过多并且需要打印时,为了方便查看可以使用缩放打印功能,将数据打印到一页,很多人不知道怎么缩放打印,接下来小编就给大家介绍一下具体的操作步骤.方法/步骤1:1. ...

  • 把Office文档打印成为TIFF图形文件

     Office文档可以通过 Microsoft Office Document Image Writer 打印驱动程序将文档另存为 TIFF 文件。Microsoft Office Document ...

  • iPad上打开编辑office 文档的免费应用软件小结

    但是iWork这三个应用全部买下了价格不菲,因此如果没有越狱的话,只能选择一些免费的替代应用了。 下面分别按推荐优先次序进行汇总。 一、打开、浏览、编辑office 文档的收费应用软件 iWork:介 ...

  • 如何在Word2007中打印文档时打印XML标记

    在Word2007文档中,通过启用打印XML标记功能,可以在打印XML文档时打印XML标记。启用打印XML标记的步骤如下所述: 第1步,打开Word2007文档窗口,依次单击“Office按钮”→“W ...

  • 保护office文档的六种有效措施

    OFFICE文档是我们办公中使用最普遍的文档格式之一,它里面存储内容一般都是涉及公司或个人的重要内容,在很多情况下是禁止别人修改或者查看的。那么如何才能做到这一点呢?其实,合理运用OFFICE软件本身 ...

  • 玩转Office文档批量转换很轻松

    使用Word编辑文档的时候,不仅可以保存成Word格式,也可以保存为其它格式。但有的时候需要将大批的已经编辑完成的Word文档转换成文本格式或其他格式文档,怎么办?如果通过“另存为”将是一件十分费时费 ...

  • Office文档排版微调技巧

    Office文档排版中的微调技巧其实可以应用到很多细节操作中,给办公提供更多的方便。 1:利用微调快速改变文字大小 常用的方法我就不说了。大家都知道。来看看微调,选中要设置大小的文字,然后按下Ctrl ...

  • 如何解决打印机无法打印.该文档未能打印的问题

    打印机无法打印的症状和解决方法: 第一种症状:该文档未能打印;在任务栏的右下角出现黄色感叹号并提示"该文档未能打印".USB打印机的USB链接线断裂.接触不良和打印机驱动不正常是类 ...