采购流程管理中存在的问题及改进建议【百科全说】

采购是企业的成本核心，又是企业发展伙伴关系的重要途径，当今采购不再是简单的物资购买活动，而应当上升为经营战略关系。企业采购流程管理的目的就是要选择合适的供应商，在确保合适的品质下，与合适的时间，以合适的价格，购入合适数量的商品，使得企业能够以相对较低的成本生产优质的产品来满足市场需求。走出传统采购流程管理的认识误区，完善企业的采购流程管理体制、优化采购模式，提高采购质量，降低采购成本，是造纸企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存，谋求发展壮大的必然趋势。
造纸业采购流程管理中存在的问题
1、采购人员的综合素质有待提高
2、采购程序及操作欠规范
3、缺乏对供应商的采购评估

操作方法

01

加强业务学习、明确分工和职责随着造纸企业科技产品的不断更新，其采购的项目和品种越来越多，供应商和采购技术越来越复杂，需要采购人员不断更新知识层次，以适应不断发展的采购工作需要，胜任更多更高的采购任务。因此，采购工作人员要加强日常业务学习和培训，采取专家指导、经验交流、自学等多种形式搞好业务学习，在工作中学习，在学习中工作，在实践中锻炼增长才干，不断更新知识结构，使采购工作人员的实际工作能力得到较快提高，能独当一面搞业务，从而提高采购的实施效能。根据管理职能中的管理知识和专业知识，按商品分类分设各类商品的采购人员，将任务分配到具体的负责人并设定权限范围，确保任务的顺利进行并有效控制。笔者所在的企业采购的物资涉及生产和技术改造所需的设备、配品、配件、仪器仪表和材料达2000多种物资，不可能每个采购人员对所采购的物资的相关信息都得到全面的了解，为此采购人员应当进行适当的分工，业务员在自己负责采购的商品的权限范围内，在明确其责的基础上不断地学习，不断地了解商品性能作用，这样才能在市场中找到物美价廉的采购品，才能在采购中减少费用的开支。
02

应用供应链管理思想进行流程重组造纸企业应该推行流程管理，细化采购流程管理流程。供应链管理是当今企业管理的重要改革之一，也是我国改制的造纸企业采购流程管理创新的一个重要的改革方向。采购是供应物流与社会物流的衔接点。它是依据市场需要、企业生产计划所要求的供应计划制订采购计划，并进行原材料外购的作业层，需要承担市场资源、供货商家市场变化等信息的采集和反馈任务。采购决策内容除市场资源调查、市场变化信息的采集和反馈、供货商家选择等外，重要的是决定进货批量、进货时间，从而使企业在生产不受影响，有效降低生产成本。因此，对采购的质量、价格、收益和时间等因素的评价，必须根据供应商在市场细分、附加价值、前置时间及对顾客需求的反应性等方面制定战略和相互影响来进行。在供应链管理的模式下，需方和供方是合作伙伴关系，供应商是经过资格认证的，质量和信用是可信的。采购作业通过电子商务，一次把需方的采购定单自动转换为供方的销售定单；质量标准经过双方协议，由供方完全负责保证不需两次检验。由于信息畅通和集成，可采用设在需方的供方管理仓库的（VMI）方式，把供方的产品库和需方的材料库合二为一，仅在需方生产需要时，才把供方的产品直接发货到需方的生产线，并进行支付结算，减少供需方各自分别入库的流程。新的流程与传统流程相比，减少了许多不增值的作业。这里的采购业务流程重组己经不仅局限于一个企业的内部，而且延伸到企业外部的合作伙伴，体现供应链管理合作竞争的特点。
03

利用管理信息化系统，规范流程信息技术的发展和应用，使当今企业的经营管理模式发生了根本的变化。信息化提供商结合现代采购流程管理新理论研发了一些采购流程管理信息化系统。现代造纸企业可以通过使用采购流程管理信息化系统从而将采购业务处理流程规范化，而达到降低企业采购成本的目的。使用采购流程管理信息化系统可以：（1）周密计划。采购流程管理信息化系统的计划可以延续到未来某个任意期，这样不但可以按需采购，而且可以保证有足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。（2）设置目标成本。企业通过运行采购流程管理信息化系统的模拟成本，严格控制成本的限额。（3）控制库存量。采购流程管理信息化系统规定了每一种物料的最大储存量和最长储存期限。超过最大值时，系统会发出提示信号，以便管理人员采取纠正措施。（4）严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行全面对账，如物料规格性能、合格数量，交货日期是否与采购单一致，报价单与发票金额是否一致。只有全部相符才能执行付款程序，严格控制资金流出。
04

加强供应商关系管理，建立供应商评估体系可以说一个优秀的采购员，不但是能买到质量最好、价格最优的商品，找到最好的供应条件，同时还可以给供应商的产品提出改进的建议。采购流程管理信息化系统可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的情况。这样就能从一定程度上对采购市场进行调查和资讯收集，从而使采购部门对市场情况和价格的走势有了充分的了解。同时也能比较出供应商的优劣，以建立供应商准入制度和评价体系，便于优化企业的供需关系。
05

采购流程管理是企业提高经济效益和市场竞争能力的重要手段之一，它在企业管理中的战略性地位日益受到企业的关注。现代造纸企业要在竞争激烈的市场上站稳脚跟，就必须依据企业自身的发展现状和信息技术的更新状况，适时调整企业采购流程管理策略，合理利用社会和企业自身（包括无形和有形）的资源，适时、适地、适量地进行采购。不断提高企业的采购效率，使之成为企业获取高额利润的源泉。

采购流程管理中存在的问题及改进建议

操作方法

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